Έχασε τη μισθοδοσία;  Δείτε πώς η επιχείρησή σας μπορεί να επανέλθει σε καλό δρόμο

Έχασε τη μισθοδοσία; Δείτε πώς η επιχείρησή σας μπορεί να επανέλθει σε καλό δρόμο

Oktober 2, 2022 0 Von admin

Κανένας εργοδότης δεν θέλει να χάσει τη μισθοδοσία, πράγμα που σημαίνει ότι δεν έχει πληρώσει το προσωπικό του εγκαίρως.

Αλλά μπορεί να συμβεί για διάφορους λόγους, συμπεριλαμβανομένων λαθών στη διαδικασία και αντιμετώπισης οικονομικών πιέσεων – ο αύξηση του κόστους καυσίμων και ενέργειας είναι ένα τέλειο παράδειγμα του τελευταίου.

Εάν είναι πιθανό να χάσετε τη μισθοδοσία, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να το αποφύγετε.

Και αν δεν μπορείτε να το αποφύγετε, υπάρχουν επίσης πολλοί τρόποι για να μετριαστείτε η ζημιά και να μην επαναληφθεί.

Καλύπτουμε αυτά τα σημεία σε αυτό το άρθρο. Δείτε τι διαθέτει:

Θα πρέπει πάντα να αποφεύγετε μια χαμένη μισθοδοσία όπου είναι δυνατόν, καθώς θα μπορούσε να βλάψει σημαντικά την επιχείρησή σας.

Εάν δεν τους πληρώσετε εγκαίρως, οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να χάσουν γρήγορα την εμπιστοσύνη και το κίνητρο και να αρχίσουν να ψάχνουν να εργαστούν αλλού, με αποτέλεσμα να σταματήσουν οι δραστηριότητές σας.

Η Chloe Hughes, επικεφαλής της μισθοδοσίας της λογιστικής εταιρείας Smith Cooper, λέει: «Η μη έγκαιρη πληρωμή του προσωπικού μπορεί εύκολα να τροφοδοτήσει μια κακή σχέση με τους υπαλλήλους.

«Η μισθοδοσία είναι ένα τόσο σημαντικό και συγκινητικό θέμα. είναι επιτακτική ανάγκη να το κάνουμε σωστά».

Επιπλέον, η νομοθεσία του Ηνωμένου Βασιλείου σας υποχρεώνει να ενημερώσετε τους υπαλλήλους στη σύμβασή τους για την ημερομηνία κατά την οποία θα τους πληρώσετε.

Η μη έγκαιρη πληρωμή μπορεί να σημαίνει παραβίαση της σύμβασης, η οποία δίνει το δικαίωμα στους εργαζόμενους να σας μηνύσουν.

Σύμφωνα με τον ειδικό δικηγόρο HR Peninsula Group, τέτοιες αξιώσεις μπορεί να οδηγήσουν σε αποζημίωση έως και 25.000 £. Η πληρωμή των εργαζομένων μία ή δύο ημέρες αργότερα θα έλυνε αυτή την κατάσταση.

Αλλά μπορεί να μην το κάνει πιο αποδεκτό από τους εργαζόμενους, λέει η Peninsula.

Η έλλειψη μισθοδοσίας θα μπορούσε επίσης να δημιουργήσει προβλήματα με το HMRC.

Σύμφωνα με τους κανόνες Πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο (RTI), πρέπει να υποβάλετε αναφορές μισθοδοσίας την ημέρα πληρωμής των υπαλλήλων σας ή πριν από αυτήν.

Σε αντίθετη περίπτωση επισύρονται κυρώσεις.

Masterclass μέλους

Λάβετε επιχειρηματικές συμβουλές από κορυφαίους ειδικούς στον κόσμο, οι οποίες θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας σας.

Μάθετε περισσότερα

Sage Member Masterclass

Δύο από τους κύριους λόγους που οι εργοδότες χάνουν τις προθεσμίες μισθοδοσίας είναι:

  • Ανεπαρκείς πόροι
  • Λάθη στη διαδικασία μισθοδοσίας.

Ανεπαρκείς πόροι

Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για τις επιχειρήσεις που δυσκολεύονται να πληρώσουν τους υπαλλήλους προέρχεται από προβλήματα ταμειακών ροών.

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι εταιρείες μπορεί να δυσκολεύονται να παραμείνουν στην κορυφή των ταμειακών ροών τους, όπως:

  • Καθυστερημένες πληρωμές από πελάτες ή προμηθευτές
  • Αγορά νέου εξοπλισμού χωρίς να λαμβάνεται υπόψη η ανάγκη κάλυψης των μισθών
  • Χρήματα που δαπανήθηκαν για την εκπλήρωση μιας παραγγελίας, αλλά οι πωλήσεις αποτυγχάνουν να υλοποιηθούν
  • Η ανάγκη να καλύψει έναν βαρύ φορολογικό λογαριασμό, που σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει έλλειψη κεφαλαίων
  • Αύξηση τιμών προς κάλυψη, όπως η αύξηση του κόστους καυσίμων και ενέργειας.

Λάθη στη διαδικασία μισθοδοσίας

Το επόμενο πρόβλημα καλύπτει λάθη γύρω από τη διαδικασία μισθοδοσίας.

Η Chloe Hughes, επικεφαλής της μισθοδοσίας στη λογιστική εταιρεία Smith Cooper, λέει ότι ένας λόγος για τον οποίο οι εταιρείες κάνουν συχνά λάθη στη διαδικασία μισθοδοσίας είναι ότι «υποτιμούν σε μεγάλο βαθμό» αυτό που σχετίζεται με την αποτελεσματική, αποδοτική και ακριβή λειτουργία μιας λειτουργίας μισθοδοσίας.

«Συχνά, βασίζονται σε ανειδίκευτο και ακατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό για τη διαχείριση της μισθοδοσίας», λέει. «Αυτό αυξάνει τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης και περαιτέρω προβλήματα στη γραμμή.

«Αυτό έχει κάνει μια ολοκληρωμένη κατανόηση της μισθοδοσίας πιο σημαντική από ποτέ – αλλά αυτό είναι δύσκολο για τις επιχειρήσεις να πλοηγηθούν μόνες τους».

Για να αποφύγετε προβλήματα με τις προθεσμίες μισθοδοσίας, πάντα να εκδίδετε και να συλλέγετε τιμολόγια έγκαιρα και να σχεδιάζετε και να προβλέπετε τις ταμειακές ροές σας.

Όσο νωρίτερα εντοπίσετε προβλήματα, τόσο περισσότερο θα πρέπει να τα επιλύσετε.

Ο Andrew Cowling, συνεργάτης των ορκωτών λογιστών Wylie & Bisset, συνιστά τη χρήση μιας εφαρμογής πρόβλεψης ταμειακών ροών, η οποία σας επιτρέπει να ενημερώνετε τακτικά δεδομένα και να σχεδιάζετε σενάρια, για παράδειγμα, „τι θα συμβεί αν καθυστερήσουμε αυτήν την πληρωμή;“

Εάν τα μετρητά εξακολουθούν να είναι σπάνια, δώστε προτεραιότητα στους πιο σημαντικούς προμηθευτές σας και καθυστερήστε τις πληρωμές σε άλλους όπου είναι δυνατόν.

Ζητήστε από τους ιδιοκτήτες και την HMRC ώρα για πληρωμή.

Στη συνέχεια, εξετάστε άλλες επιλογές χρηματοδότησης, όπως βραχυπρόθεσμα δάνεια και μιλήστε με την τράπεζά σας ή τους χρηματοδότες σας σχετικά με την επέκταση των διευκολύνσεων, την καθυστέρηση πληρωμών ή την αναδιάρθρωση του χρέους σας.

Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να αποπληρώσετε τυχόν δάνεια γιατί διαφορετικά θα δημιουργήσετε περισσότερα οικονομικά προβλήματα για το μέλλον.

Εάν το πρόβλημα είναι οι καθυστερημένες πληρωμές από πελάτες, εξετάστε το ενδεχόμενο χρηματοδότησης τιμολογίων, που περιλαμβάνει factoring και προεξόφληση. Αυτά ουσιαστικά σας δανείζουν ένα ποσοστό των απλήρωτων τιμολογίων σας αμέσως.

Η χρηματοδότηση τιμολογίων συνοδεύεται από χρέωση, αλλά, εάν σημαίνει έγκαιρη πληρωμή του προσωπικού, αξίζει να το εξετάσετε.

Επομένως, τίποτα από τα παραπάνω δεν λειτούργησε και θα χάσετε την ημερομηνία μισθοδοσίας.

Ποιο είναι το επόμενο?

Εάν το πρόβλημα οφείλεται σε ανεπαρκή κεφάλαια, εξηγήστε την κατάσταση στους υπαλλήλους σας το συντομότερο δυνατό.

Όσες περισσότερες πληροφορίες δίνετε, τόσο το καλύτερο – γι‘ αυτό να είστε ανοιχτοί και διαφανείς καθ‘ όλη τη διάρκεια.

Η Cowling συνιστά να ενημερώνετε επίσης την τράπεζά σας, τους προμηθευτές και άλλους ενδιαφερόμενους φορείς όπως η HMRC. Τείνουν να είναι πιο κατανοητοί αν τους κρατάτε ενημερωμένους.

Εάν το πρόβλημα είναι ένα λάθος στη διαδικασία μισθοδοσίας σας, προσδιορίστε πώς συνέβη και πότε θα διορθωθεί και διαβεβαιώστε τους υπαλλήλους ότι δεν θα συμβεί ξανά.

Δώστε τους ένα χρονοδιάγραμμα πληρωμής. Εάν δεν μπορείτε, να είστε ανοιχτοί σχετικά με αυτό.

Εάν το πρόβλημα ήταν οι ταμειακές ροές, αντιμετωπίστε τα βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα οικονομικά προβλήματα στην εταιρεία σας χωρίς καθυστέρηση – για παράδειγμα, μειώνοντας το κόστος και αυξάνοντας τις τιμές.

Εάν κανένα από αυτά τα διορθωτικά μέτρα δεν λειτουργήσει, μπορεί τελικά να χρειαστεί να καταστεί αφερέγγυος.

Εάν δεν πληρώσετε τους υπαλλήλους σας, γίνονται πιστωτές και η αφερεγγυότητα σας υποχρεώνει να θέσετε τα συμφέροντά τους πάνω από αυτά της εταιρείας.

Λάβετε συμβουλές για τις επιλογές σας από έναν ειδικό χρέους ή έναν επαγγελματία αφερεγγυότητας.

Εάν το πρόβλημα είναι σφάλμα διαδικασίας, η χρήση λογισμικού μισθοδοσίας και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών σας θα σας βοηθήσουν. Αυτό θα απλοποιήσει τα καθήκοντα μισθοδοσίας σας και θα μειώσει τη μη αυτόματη εισαγωγή και επαναπληκτρολόγηση δεδομένων, γεγονός που μειώνει τον κίνδυνο μελλοντικών σφαλμάτων.

Ο Chris Biggs, συνεργάτης της λογιστικής εταιρείας Theta Global Advisors, λέει ότι εκτός από τη μείωση των σφαλμάτων, η αυτοματοποίηση διευκολύνει τη διαδικασία και φέρνει την τεχνογνωσία στα δάχτυλα των μη ειδικών.

Λέει: «Τα σφάλματα που αφορούν χειροκίνητους υπολογισμούς σε σύνθετους, εφάπαξ τομείς μισθοδοσίας ή ελλιπείς πληροφορίες – όπως νέα στοιχεία ξυλουργού, αλλαγές φορολογικών κωδικών ή μειώσεις – είναι βασικοί λόγοι για τη μη έγκαιρη επεξεργασία της μισθοδοσίας.

«Ωστόσο, αυτά τα προβλήματα μειώνονται καθώς περισσότεροι άνθρωποι μετακινούνται σε αυτοματοποιημένο λογισμικό ή εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών. Και τα δύο είναι σημαντικά πιο οικονομικά και διαθέσιμα ακόμη και για τις μικρότερες επιχειρήσεις.»

Αυτό μας οδηγεί στην εξωτερική ανάθεση σε έναν εξωτερικό πάροχο μισθοδοσίας, η οποία είναι ίσως η πιο ολοκληρωμένη προσέγγιση για την αποφυγή σφαλμάτων.

Εκτός από τη χρήση του πιο πρόσφατου λογισμικού μισθοδοσίας, ένας αξιόπιστος εξωτερικός πάροχος μισθοδοσίας μπορεί να διαχειριστεί ολόκληρη τη διαδικασία μισθοδοσίας σας και να εξασφαλίσει την έγκαιρη και ακριβή ολοκλήρωση, ανεξάρτητα από τυχόν πολυπλοκότητες.

Σας προσφέρει επίσης ήσυχο το ότι αφοσιωμένοι ειδικοί συμβαδίζουν και τηρούν τους κανονισμούς μισθοδοσίας και τις προθεσμίες υποβολής αναφορών.

Ο Hughes λέει: «Η μισθοδοσία έχει αλλάξει τόσο πολύ την τελευταία δεκαετία με συχνές τροποποιήσεις στους νόμους για την αυτόματη εγγραφή μισθοδοσίας και συντάξεων.

«Παρατηρήσαμε πολλές μικρότερες επιχειρήσεις που δυσκολεύονται να διαχειριστούν τη μισθοδοσία τους, ειδικά τα τελευταία πέντε χρόνια, καθώς υποτιμούν τις απαιτούμενες δεξιότητες και κατανόηση.

„Η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας έχει αυξηθεί καθώς οι επιχειρήσεις συνειδητοποιούν ότι δεν είναι πλέον δυνατή η εσωτερική διαχείριση.“

Ο Cowling λέει ότι στις περισσότερες περιπτώσεις, η μισθοδοσία μπορεί να μετατραπεί γρήγορα σε έναν εξωτερικό πάροχο: «Η απελευθέρωση αυτή τη φορά και η άρση της ανησυχίας ότι θα καθυστερήσετε ή θα κάνετε λάθος αξίζει την αμοιβή».

Οι επιχειρήσεις που έχουν οικονομική πίεση θα πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο να λάβουν καθοδήγηση από τον λογιστή, τον διευθυντή τράπεζας ή άλλους οικονομικούς συμβούλους.

Αυτοί οι σύμβουλοι μπορούν επίσης να εξετάσουν τυχόν υποκείμενα ζητήματα και άλλες ενέργειες που μπορεί να χρειαστείτε, για παράδειγμα, για την αύξηση της κερδοφορίας, την αλλαγή του επιχειρηματικού μοντέλου ή την επανεξέταση του κεφαλαίου κίνησης που έχει συσταθεί.

Η Joanne Harris, τεχνικός εμπορικός διευθυντής στο SJD Accountancy, λέει ότι η εξωτερική ανάθεση σε έναν λογιστή διασφαλίζει την ακρίβεια των επιστροφών HMRC και εάν τον ορίσετε ως αντιπρόσωπό σας, μπορούν να υποβάλουν αίτηση και να επικοινωνήσουν με την HMRC απευθείας για λογαριασμό σας.

Και προσθέτει: «Ένας λογιστής μπορεί επίσης να βοηθήσει στην ανάκαμψη της επιχείρησης, καθώς μπορεί να σας συμβουλεύσει για τις διαθέσιμες ανακουφίσεις όπως επίδομα απασχόλησης

Η σκέψη της απώλειας μισθοδοσίας μπορεί να είναι αγχωτική για κάθε ιδιοκτήτη επιχείρησης.

Αλλά ακολουθώντας τις διαδικασίες που περιγράφονται εδώ μπορεί να είναι σε θέση να κάνει τη διαδικασία πιο ανεκτή για εσάς και τους υπαλλήλους σας.

Το πιο σημαντικό, θα μπορούσε επίσης να κάνει τις διαδικασίες της επιχείρησης και της μισθοδοσίας σας πιο βιώσιμες και ανθεκτικές στο μέλλον.

Σημείωση του συντάκτη: Αυτό το άρθρο δημοσιεύθηκε για πρώτη φορά τον Μάρτιο του 2021 και έχει ενημερωθεί για συνάφεια.