Επεξεργασία μισθοδοσίας: 10 βασικά πράγματα που πρέπει να κάνουν οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού

Επεξεργασία μισθοδοσίας: 10 βασικά πράγματα που πρέπει να κάνουν οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού

Oktober 6, 2022 0 Von admin

Ως διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού, έχετε την κρίσιμη ευθύνη να διασφαλίσετε ότι όλοι πληρώνονται σωστά και στην ώρα τους. Ακόμη και ένα λάθος μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την εμπιστοσύνη των εργαζομένων και τη φήμη του οργανισμού.

Η επεξεργασία μισθοδοσίας, επομένως, είναι μια βασική εργασία και πρέπει να γίνει με τον σωστό τρόπο.

Έρευνα της Marlin PR για λογαριασμό της Sage δείχνει ότι το 35% των εργαζομένων στο Ηνωμένο Βασίλειο θα έβρισκε άλλη δουλειά εάν ο εργοδότης τους πλήρωνε λανθασμένα έστω και μία φορά.

Επιπλέον, το 51% θα έχανε την εμπιστοσύνη στον εργοδότη του και θα τους αγανακτούσε.

Διαβάστε αυτό το άρθρο για μια λίστα βασικών εργασιών που πρέπει να καλύψετε ως διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού. Και μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία μισθοδοσίας.

Να τι καλύπτουμε:

Τι είναι η επεξεργασία μισθοδοσίας;

1. Ξεκινήστε με καθαρά δεδομένα

2. Επαληθεύστε τις πληροφορίες του φύλλου χρόνου

3. Γνωρίστε το συνολικό κόστος μισθοδοσίας σας

4. Παραγωγή και διανομή δελτίων μισθοδοσίας

5. Πραγματοποιήστε πληρωμές και υποβάλετε τις αναφορές εγκαίρως

6. Συμπληρώστε ετήσιες εκθέσεις και εργασίες για την προετοιμασία για το επόμενο φορολογικό έτος

7. Κρατήστε εξαιρετικά αρχεία

8. Συνεχίστε με τον κατώτατο μισθό

9. Παρακολουθήστε όλη τη νομοθεσία μισθοδοσίας και τη συμμόρφωση

10. Απλοποιήστε τις εργασίες μισθοδοσίας με την τεχνολογία

Συνοψίζοντας

Masterclass μέλους

Λάβετε επιχειρηματικές συμβουλές από κορυφαίους ειδικούς στον κόσμο, οι οποίες θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας σας.

Μάθετε περισσότερα

Sage Member Masterclass

Τι είναι η επεξεργασία μισθοδοσίας;

Η επεξεργασία μισθοδοσίας είναι η διαχείριση της αμοιβής των εργαζομένων με βάση τον τύπο, την κατάσταση, τον μισθό, τους μισθούς και τις κρατήσεις.

Περιλαμβάνει επίσης την υποβολή εκθέσεων και την πληρωμή φόρων απασχόλησης στην HMRC.

Αυτοί οι υπολογισμοί πρέπει να γίνονται σε αρκετό χρόνο ώστε να ακολουθείται το πρόγραμμα αποδοχών του οργανισμού και σε συμμόρφωση με τους ισχύοντες κανονισμούς.

Η επεξεργασία της μισθοδοσίας μπορεί να είναι πολύπλοκη στη διαχείριση λόγω των πολλών διαφορετικών παραγόντων της, όπως οι μισθολογικές κλίμακες, οι ταξινομήσεις εργαζομένων, οι προαγωγές και οι απολύσεις.

Είναι απαραίτητο να υπάρχουν σημεία ελέγχου στα κρίσιμα σημεία της επεξεργασίας μισθοδοσίας για όσο το δυνατόν περισσότερη πρόληψη σφαλμάτων.

Εδώ είναι 10 πράγματα που πρέπει να κάνουν οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού για να διασφαλίσουν ότι αυτοί οι υπολογισμοί είναι ακριβείς.

1. Ξεκινήστε με καθαρά δεδομένα

Συνήθη λάθη, όπως εσφαλμένες ταξινομήσεις εργαζομένων, συμβαίνουν κατά την επιβίβαση, γεγονός που επηρεάζει τα οφέλη ασφάλισης υγείας και συνταξιοδότησης των υπαλλήλων σας, καθώς και τις παρακρατήσεις φόρων.

Προσθέστε ένα σημείο ελέγχου εδώ για να επιβεβαιώσετε ότι η ταξινόμηση των εργαζομένων είναι σωστή και για τον υπάλληλο σας να επαληθεύσει ότι τα προσωπικά του στοιχεία και ο φορολογικός κωδικός είναι ακριβείς πριν από την πρώτη του εκτέλεση μισθοδοσίας.

2. Επαληθεύστε τις πληροφορίες του φύλλου χρόνου

Για τα φύλλα χρόνου σας, θα πρέπει να έχετε ένα σύστημα που να ελέγχει για ασυνέπειες με τον τύπο του υπαλλήλου, τις ώρες εργασίας και την μισθολογική κλίμακα.

Ένα προληπτικό μέτρο εδώ μειώνει τον κίνδυνο υπερβολικής δαπάνης στη μισθοδοσία.

3. Γνωρίστε το συνολικό κόστος μισθοδοσίας σας

Πρέπει να γνωρίζετε πόσο θα κοστίσει κάθε εργαζόμενος στην επιχείρηση πέρα ​​από τους μισθούς του για να εντοπίσετε ασυνέπειες κατά τη διάρκεια κάθε περιόδου αμοιβής.

Λαμβάνετε πάντα υπόψη τους μεικτούς μισθούς, τις παροχές, τις παρακρατήσεις φόρων και Εθνικής Ασφάλισης για κάθε εργαζόμενο.

Πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τη νόμιμη αμοιβή ασθενείας (SSP), τη νόμιμη αμοιβή για τους γονείς (μητρική/πατρική άδεια), τα φιλοδωρήματα, τα μπόνους, τις συντάξεις και τις αναστολές όπως ισχύουν.

Νέο μισθολογικό έτος, νέα λύση

Ποιός είναι το αφεντικό? Εσύ είσαι το αφεντικό. Ανακαλύψτε πώς μπορείτε να εκτελείτε σωστά τις αμοιβές σας κάθε φορά.

Μάθετε περισσότερα

4. Παραγωγή και διανομή δελτίων μισθοδοσίας

Πρέπει να δώσετε σε κάθε υπάλληλο και εργαζόμενο ένα δελτίο μισθοδοσίας που να αναφέρει λεπτομερώς:

  • Ακαθάριστων αποδοχών
  • Κρατήσεις
  • Καθαρές αποδοχές
  • Ώρες εργασίας για αυτήν την περίοδο αμοιβής.

Τα δελτία πληρωμής μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν τον αριθμό Εθνικής Ασφάλισης και τον φορολογικό κωδικό του υπαλλήλου σας, το ποσοστό αμοιβής του, καθώς και τις αμοιβές και τις κρατήσεις του από το έτος έως την ημερομηνία.

Ενδέχεται να είστε σε θέση να δημιουργήσετε δελτία μισθοδοσίας χρησιμοποιώντας το λογισμικό μισθοδοσίας σας εάν διαθέτει αυτήν τη δυνατότητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό λογισμικό εάν δεν το κάνει.

Μπορείτε είτε να εκτυπώσετε δελτία πληρωμής είτε να τα στείλετε ηλεκτρονικά.

5. Πραγματοποιήστε πληρωμές και υποβάλετε τις αναφορές εγκαίρως

Κάθε μήνα, πρέπει να πληρώνετε στην HMRC τον φόρο και την Εθνική Ασφάλιση που οφείλετε όπως αναφέρεται στην Πλήρη Υποβολή Πληρωμής (FPS) τον προηγούμενο φορολογικό μήνα μείον τις μειώσεις σε οποιαδήποτε Περίληψη πληρωμών εργοδότη (EPS) που στείλατε πριν από την 19η ημέρα στον τρέχοντα φόρο μήνας.

Η HMRC θα σας στείλει μια καθυστερημένη ειδοποίηση κατάθεσης εάν έχετε πληρώσει κάποιους υπαλλήλους και δεν στείλετε FPS ή στείλετε ένα καθυστερημένο. Μπορεί επίσης να σας επιβάλει πρόστιμο, εκτός εάν έχετε βάσιμο λόγο για καθυστέρηση.

Οι καθυστερημένες, οι ελλείψεις ή οι εσφαλμένες αναφορές μισθοδοσίας μπορούν να επηρεάσουν τις πληρωμές καθολικής πίστωσης των υπαλλήλων σας.

Θα πρέπει να τηρείτε ένα πρόγραμμα βασικών ημερομηνιών μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένων των τραπεζικών αργιών, που επηρεάζουν το κλείσιμο.

6. Συμπληρώστε ετήσιες εκθέσεις και εργασίες για την προετοιμασία για το επόμενο φορολογικό έτος

Πρέπει να δηλώσετε στο HMRC το προηγούμενο φορολογικό έτος και να προετοιμαστείτε για το νέο φορολογικό έτος. Η ετήσια έκθεσή σας πρέπει να περιλαμβάνει τις αμοιβές των υπαλλήλων σας, τα οφέλη μισθοδοσίας και τις κρατήσεις σε ένα FPS.

Για να προετοιμαστείτε για το επόμενο φορολογικό έτος, θα χρειαστεί να διαχειριστείτε τη διαδικασία λήξης του έτους μισθοδοσίας: ενημερώστε τα αρχεία μισθοδοσίας των εργαζομένων από την τελευταία ημέρα του φορολογικού έτους, δώστε στους υπαλλήλους σας ένα P60 και αναφέρετε τα έξοδα και τα οφέλη των εργαζομένων.

7. Κρατήστε εξαιρετικά αρχεία

Το HMRC μπορεί να ελέγξει τα αρχεία σας ανά πάσα στιγμή.

Οι πολιτικές σας πρέπει να είναι σαφείς και τεκμηριωμένες, ώστε ο καθένας να μπορεί να τις ακολουθεί.

8. Συνεχίστε με τον κατώτατο μισθό

ο Εθνικός μισθός διαβίωσης και εθνικοί κατώτατοι μισθοί είναι νομικά δεσμευτικές και αλλάζουν κάθε φορολογικό έτος.

Ο Εθνικός Μισθός Διαβίωσης είναι το ωρομίσθιο το οποίο δικαιούνται νόμιμα όλοι οι εργαζόμενοι ηλικίας άνω των 23 ετών.

Εν τω μεταξύ, ο εθνικός κατώτατος μισθός ισχύει για άτομα που είναι μεταξύ ηλικίας λήξης του σχολείου και ηλικίας κάτω των 23 ετών.

9. Παρακολουθήστε όλη τη νομοθεσία μισθοδοσίας και τη συμμόρφωση

Η παραμονή στην κορυφή της νομοθεσίας και των νόμων για τη μισθοδοσία μπορεί να είναι δύσκολη επειδή αλλάζουν συνεχώς.

Οι πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, το πρόγραμμα «Κύκλος στην εργασία» και το χάσμα μεταξύ των φύλων είναι παραδείγματα για το πώς οι κοινωνικές επιρροές μπορούν να επηρεάσουν τη νομοθεσία για τη μισθοδοσία.

Θα πρέπει να εκμεταλλευτείτε πόρους όπως π.χ Gov.uk για να κατανοήσουμε τι θα σημαίνουν οι αλλαγές για τη μισθοδοσία καθώς συμβαίνουν.

Η παρακολούθηση σεμιναρίων μισθοδοσίας, η παρακολούθηση διαδικτυακών σεμιναρίων και η μετάβαση σε συνέδρια του κλάδου μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τις γνώσεις σας.

10. Απλοποιήστε τις εργασίες μισθοδοσίας με την τεχνολογία

Η διαχείριση των πολλών κινητών μερών της μισθοδοσίας είναι πολύ ταχυδακτυλουργική.

Υπάρχουν λύσεις λογισμικού που χρησιμοποιούν αυτοματισμό, έξυπνα δεδομένα και συνδεσιμότητα για εξοικονόμηση χρόνου για τη μη αυτόματη μεταφόρτωση δεδομένων μισθοδοσίας.

Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε αναφορές γρήγορα, να μειώσετε τα σφάλματα και να διατηρήσετε τη συμμόρφωση.

Μια σύγχρονη λύση λογισμικού μισθοδοσίας cloud μπορεί να απλοποιήσει τις λειτουργίες μισθοδοσίας σας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε στρατηγικούς τρόπους με τους οποίους η λειτουργία HR μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να αναπτυχθεί.

Συνοψίζοντας

Το σύστημα μισθοδοσίας σας θα σας βοηθήσει να παραμένετε μπροστά στις αλλαγές και να προσαρμόζετε την ταχεία επέκταση.

Αναρωτηθείτε, μπορεί η επιχείρηση να αντιμετωπίσει την πρόσληψη επιπλέον υπαλλήλων; Ή, ο επιπλέον διαχειριστής θα είναι πολύ μεγάλος;

Οι τεχνολογικές εξελίξεις και ο σημαντικός ρόλος που παίζει το cloud computing έχουν επιταχύνει την εξέλιξη των επιχειρηματικών διαδικασιών από τον ανασχεδιασμό στον αυτοματισμό.

Τα συστήματα μισθοδοσίας που βασίζονται στο cloud παρέχουν αναφορές σε πραγματικό χρόνο καθώς και συχνές ενημερώσεις για την κάλυψη των τελευταίων αλλαγών στη νομοθεσία, ώστε να συμβαδίζουν με το μεταβαλλόμενο εργατικό δυναμικό.

Καθώς αυξάνεται η ζήτηση για τις επιχειρήσεις να εκτελούν σύνθετες εργασίες έντασης εργασίας, η αυτοματοποίηση μπορεί να προσφέρει έναν τρόπο εξοικονόμησης χρόνου και αύξησης της συνολικής απόδοσης.

Για να αποφύγετε τα ζητήματα που επισημάνθηκαν παραπάνω, πρέπει να ρυθμίσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα μισθοδοσίας είτε μόνοι σας (εσωτερικά) χρησιμοποιώντας λογισμικό μισθοδοσίας αναγνωρισμένο από το HMRC είτε με εξωτερική ανάθεση σε εταιρεία ή πάροχο μισθοδοσίας, όπως λογιστή ή γραφείο μισθοδοσίας.

Σημείωση του συντάκτη: Αυτό το άρθρο δημοσιεύθηκε για πρώτη φορά τον Δεκέμβριο του 2019 και έχει ενημερωθεί για συνάφεια.

Ο απόλυτος οδηγός μισθοδοσίας για μικρές επιχειρήσεις

Είστε έτοιμοι να αναλάβετε υπαλλήλους και χρειάζεστε βοήθεια σχετικά με τη μισθοδοσία της μικρής επιχείρησής σας; Διαβάστε αυτόν τον οδηγό για συμβουλές για να παραμείνετε στην κορυφή αυτής της βασικής εργασίας.

Κατεβάστε τον δωρεάν οδηγό σας