Ηλεκτρονικά δελτία πληρωμής: Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η επιχείρησή σας πρέπει να τα χρησιμοποιεί

Ηλεκτρονικά δελτία πληρωμής: Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η επιχείρησή σας πρέπει να τα χρησιμοποιεί

Oktober 6, 2022 0 Von admin

Η ψηφιοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και ειδικότερα των χρηματοοικονομικών λειτουργιών συνεχίζεται με γοργούς ρυθμούς. Σε αυτό το πλαίσιο, ένας αυξανόμενος αριθμός επιχειρήσεων κινείται προς τη χρήση διαδικτυακών δελτίων πληρωμής.

Το λογισμικό μισθοδοσίας σάς επιτρέπει να κάνετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες πιο αποτελεσματικές και οικονομικά αποδοτικές.

Σε τελική ανάλυση, εάν μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα με αυτόν τον τύπο λειτουργίας ρουτίνας, μπορείτε να τα επενδύσετε στην ανάπτυξη νέων προϊόντων και ακόμη και σε εξαγορές.

Και εδώ μπαίνουν στο παιχνίδι τα online δελτία πληρωμής.

Αυτό το άρθρο αποκαλύπτει γιατί η επιχείρησή σας θα πρέπει να εξετάσει το ενδεχόμενο να απομακρυνθεί από τα έντυπα πληρωμών και προς μια διαδικτυακή προσέγγιση.

Υπογραμμίζει επίσης γιατί οι υπάλληλοί σας θα ωφεληθούν και πώς η μετακόμιση θα σας βοηθήσει να παραμείνετε συμμορφωμένοι.

Εδώ είναι τι καλύπτεται:

Τι είναι τα online δελτία πληρωμής;

Διαδικτυακά δελτία μισθοδοσίας vs έντυπα

Περιβαλλοντικά οφέλη και εύκολη πρόσβαση

Πώς επωφελούνται οι εργαζόμενοι με διαδικτυακά δελτία αποδοχών

Κάνοντας την κίνηση στο διαδίκτυο

Online δελτία πληρωμής και GDPR

Διατήρηση εσωτερικής μισθοδοσίας έναντι εξωτερικής ανάθεσης

Τελικές σκέψεις σχετικά με τα online δελτία πληρωμής

Μερικές φορές γνωστά ως ηλεκτρονικά δελτία πληρωμής ή espays, είναι, όπως υποδηλώνει το όνομα, μια ηλεκτρονική έκδοση των παραδοσιακών έντυπων πληρωμών, που περιέχουν όλες τις ίδιες πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή.

Ωστόσο, περιλαμβάνουν μια σειρά από οφέλη τόσο για την επιχείρησή σας όσο και για τους υπαλλήλους σας.

Σε αντίθεση με τις έντυπες εκδόσεις, δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε και να δημοσιεύσετε ηλεκτρονικά δελτία πληρωμής. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χαρτιά και ταχυδρομικά τέλη, αλλά μειώνει επίσης το κόστος εργασίας.

Σύμφωνα με έρευνα του Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP), το 83% των ερωτηθέντων εξοικονόμησε χρήματα κάνοντας online δελτία πληρωμής.

«Υπάρχουν τόσες πολλές μεταβλητές που μπαίνουν σε κάθε μισθοδοσία και μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος για τη μη αυτόματη εισαγωγή, καθώς και επαναλαμβανόμενη», λέει η Julie Rodrigues, οικονομική διευθύντρια στην εταιρεία ψηφιακού μάρκετινγκ. Χάλαμ.

«Έτσι, η ύπαρξη μιας λύσης που αυτοματοποιεί αυτό ήταν εξαιρετικά επωφελής, εξοικονομώντας μας πολύ χρόνο. Και ως αποτέλεσμα, είμαστε πολύ πιο αποτελεσματικοί και ευκίνητοι τώρα όσον αφορά τη μισθοδοσία.

«Το μόνο που χρειάζεται τώρα είναι να το εγκρίνω».

Η αποφυγή της ανάγκης εκτύπωσης δελτίων πληρωμής έχει και άλλα πλεονεκτήματα.

Καθώς οι εταιρείες όλων των μεγεθών σε όλους τους τομείς προσπαθούν να βελτιώσουν τα πράσινα διαπιστευτήριά τους, η στροφή προς τα ηλεκτρονικά μέσα τους επιτρέπει να μειώσουν τη χρήση χαρτιού.

Αυτό μπορεί να παρακινήσει και να εμπνεύσει το προσωπικό που θέλει να εργαστεί σε πιο φιλικές προς το περιβάλλον εταιρείες.

Καθώς οι καταναλωτές ενδιαφέρονται επίσης για τα πράσινα διαπιστευτήρια των οργανισμών με τους οποίους αλληλεπιδρούν, μπορεί να έχει παρόμοια επίδραση στο προφίλ της εταιρείας σας.

«Τα δελτία μισθοδοσίας και οι πληροφορίες των εργαζομένων είναι εύκολα προσβάσιμα», λέει ο Rodrigues. «Μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά μέσω email ή της εφαρμογής και να έχουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται, για να μην αναφέρουμε ένα μέρος για να αποθηκεύσουν και να διατηρήσουν τα δελτία πληρωμής σας.

«Τέρμα το ψάξιμο γύρω από κομοδίνα ή συρτάρια.

«Η τάση είναι ξεκάθαρη για μένα. Όλοι επιδιώκουμε να αντικαταστήσουμε παλιότερους τρόπους λειτουργίας μιας επιχείρησης με αυτοματοποιημένες λύσεις. Για να μην αναφέρουμε τα περιβαλλοντικά οφέλη από τη μη εκτύπωση δελτίων πληρωμής και την τοποθέτηση τους σε φακέλους».

Παρόλο που οι παραβιάσεις δεδομένων και οι επιθέσεις πειρατείας αποτελούν μια διαρκώς παρούσα απειλή, τα διαδικτυακά δελτία πληρωμής είναι πιο ασφαλή από τους προκατόχους τους σε χαρτί, επειδή δεν θα μείνουν στα γραφεία και ούτε θα πέσουν από τις τσέπες και τα αρχεία.

Όπως με κάθε πτυχή της πληροφορικής, πρέπει να διασφαλίζετε ότι το λογισμικό και οι διαδικασίες ασφάλειας στον κυβερνοχώρο της εταιρείας σας ενημερώνονται τακτικά, αλλά, υποθέτοντας ότι συμβαίνει αυτό, μπορείτε να αισθάνεστε πιο σίγουροι για αυτήν την πτυχή της λειτουργίας μισθοδοσίας σας.

Όπως συμβαίνει σχεδόν με όλα τα δεδομένα, οι πληροφορίες μισθοδοσίας μπορούν να αποθηκευτούν στο cloud, μειώνοντας την ανάγκη αποθήκευσης και επιτρέποντας την πρόσβαση από εξουσιοδοτημένα μέρη, όπου κι αν βρίσκονται και όποτε θέλουν τις πληροφορίες.

Τα διαδικτυακά δελτία πληρωμής προσφέρουν επίσης οφέλη στους υπαλλήλους σας.

Ενώ μπορούν να αισθάνονται καθησυχασμένοι ότι θα είναι πιο δύσκολο για μη εξουσιοδοτημένα άτομα να δουν τα στοιχεία του δελτίου πληρωμής τους, στην πραγματικότητα θα έχουν οι ίδιοι μεγαλύτερη πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.

Αντί να χρειάζεται να έχει το φυσικό κομμάτι χαρτί στα χέρια του, όπως συμβαίνει σχεδόν με κάθε άλλη πτυχή της δουλειάς του, το προσωπικό σας μπορεί να ελέγξει τα δελτία πληρωμής του ανά πάσα στιγμή από επιτραπέζιους υπολογιστές ή φορητές συσκευές, όπως κινητά τηλέφωνα και tablet.

Αυτή η τελευταία επιλογή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για εκείνους τους υπαλλήλους που εργάζονται συχνά εκτός γραφείου, εργάζονται από το σπίτι ή καλύπτουν ρόλους σε αποθήκες και χώρους λιανικής.

«Το πραγματικό πρόβλημα με τα γραπτά δελτία αποδοχών ήταν ότι η ομάδα μας θα μπορούσε να απλωθεί σε όλη τη χώρα παρά σε ένα γραφείο», λέει ο James Carfell. Είναι διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού στο Στέγες Collierεγκαταστάτης στεγών, υδρορροών, προσόψεων και δαπέδων στο Λονδίνο και το Surrey.

Και προσθέτει: «Ως εκ τούτου, έχοντας ηλεκτρονικά δελτία πληρωμής, επιτρέπει σε όλους να έχουν πρόσβαση σε μια διαδικτυακή πύλη για να δουν τα στοιχεία τους και αν έχουν πληρωθεί.

«Το προσωπικό συνήθως είτε φυλάσσει το χαρτί πληρωμής σε ένα συρτάρι και φράζει χώρο, είτε καταλήγει στον κάδο ή χάνεται όταν δεν αποθηκεύεται σωστά.

„Η ηλεκτρονική μορφή σημαίνει ότι δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα ή πρόβλημα με μια απλή σύνδεση, που σημαίνει ότι μπορούν να ελέγχουν όποτε χρειαστεί και μπορούν να επιστρέψουν σε προηγούμενα δελτία πληρωμής για να δουν τυχόν αλλαγές.“

Χωρίς χαρτί, δεν υπάρχει κατάθεση. Έτσι, η επιχείρησή σας θα απαλλαγεί από το να χρειάζεται να αφιερώνει δαπανηρή φυσική αποθήκευση, όπως χώρο στα ντουλάπια αρχειοθέτησης σε δελτία πληρωμής.

Εάν εσείς ή οι υπάλληλοί σας πρέπει να ελέγξετε τα ιστορικά δεδομένα – αυτό μπορεί να είναι για την HMRC ή για έναν ενυπόθηκο δανειστή, για παράδειγμα – οι πληροφορίες θα είναι διαθέσιμες στην οθόνη σε δευτερόλεπτα.

Εν τω μεταξύ, το ανθρώπινο δυναμικό και το οικονομικό σας προσωπικό δεν θα χρειαστεί να αναζητήσουν ιστορικά στοιχεία μισθοδοσίας για τους υπαλλήλους.

«Λατρεύω την ιδέα των ιστορικών δεδομένων πληρωμών», λέει ο Carfell. «Αυτό σας επιτρέπει να εξηγήσετε τη διαφορά με τις αυξήσεις μισθών ή τυχόν αλλαγές με τις συνδρομές στο γυμναστήριο.

«Ή αν χρειαστεί να παρουσιάσω σε κάποιον πληροφορίες αξίας έξι μηνών, το μόνο που χρειάζεται να κάνει είναι να πατήσει την εκτύπωση».

Διαβάστε περισσότερα για τη μισθοδοσία


Istoria Groupη οποία αυτοχαρακτηρίζεται ως «μια συλλογικότητα δημιουργικών εταιρειών» και οι θυγατρικές της εταιρείες, έχει χρησιμοποιήσει λογισμικό μισθοδοσίας για πολλά χρόνια.

Αυτήν τη στιγμή διαθέτει πέντε ενεργές μισθοδοσίες, αφού το 2018 έχει μετακινηθεί στην ηλεκτρονική πρόσβαση των εργαζομένων.

Το χρονοδιάγραμμα αυτό συνέπεσε με τα αποθέματα της εταιρείας σε έντυπα μισθοδοσίας να εξαντλούνται καθώς και με την επιθυμία να μειωθεί η διοικητική και φυσική γραφειοκρατία.

«Όσον αφορά την ίδια την κίνηση, αυτή ήταν μια απλή άσκηση αφού είχαμε διασφαλίσει ότι όλα τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των διευθύνσεων email των εργαζομένων, ήταν ενημερωμένα», λέει ο Mark Riggott, επικεφαλής του ομίλου οικονομικών στην Istoria.

Μόλις οριστικοποιηθεί κάθε μισθοδοσία, τα δελτία μισθοδοσίας ανεβαίνουν για να μπορούν οι εργαζόμενοι να τα βλέπουν την ημέρα που λαμβάνουν την αμοιβή τους.

Ο Riggott προσθέτει: «Μπορούν επίσης να δουν και να κατεβάσουν P60 στο τέλος του φορολογικού έτους.

«Για την πλειοψηφία των εργαζομένων, η διαδικτυακή πρόσβαση έχει αποδειχθεί μια ομαλή μετάβαση.

«Για όποιες επιχειρήσεις δεν έχουν ακόμη προχωρήσει σε διαδικτυακά δελτία πληρωμής, θα συνιστούσα οπωσδήποτε να το κάνουν, έστω και μόνο για να αποφευχθεί η αγγαρεία της χειροκίνητης εκτύπωσης δελτίων πληρωμής και της γέμισης σε φακέλους».

Ως θεμελιώδης μεταρρύθμιση της ασφάλειας δεδομένων, ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) επηρεάζει κάθε πτυχή της επιχείρησης (κάτι που παραμένει να ισχύει παρόλο που το Ηνωμένο Βασίλειο δεν είναι πλέον μέρος της Ευρωπαϊκής Ένωσης – οι διατάξεις του GDPR ενσωματώθηκαν στο ΗΒ νόμου ως μέρος του νόμου περί προστασίας δεδομένων του 2018).

Η σημασία εδώ είναι ότι τα δελτία πληρωμής περιέχουν προσωπικά δεδομένα εργαζομένων.

Επομένως, για να είναι συμβατό με το GDPR, το τμήμα μισθοδοσίας σας πρέπει να διασφαλίσει ότι, μεταξύ άλλων, συλλέγει πληροφορίες μόνο για τους σκοπούς της συμπλήρωσης της μισθοδοσίας.

Οι εξωτερικοί πάροχοι, όπως τα γραφεία μισθοδοσίας, πρέπει να κάνουν το ίδιο για τους πελάτες τους.

Μια άλλη απαίτηση είναι να διατηρείτε τα δεδομένα ασφαλή και να διασφαλίζετε ότι είναι ενημερωμένα. Η προστασία των δεδομένων μισθοδοσίας σημαίνει ότι είναι σίγουρο ότι είναι ασφαλή όταν αποθηκεύονται αλλά και όταν αποστέλλονται μέσω email, για παράδειγμα.

Όχι μόνο είναι απαραίτητο να ελέγχετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οποία αποστέλλεται το μισθολόγιο, αλλά η προστασία του με κωδικό πρόσβασης είναι πιο πιθανό να συμμορφώνεται με τους κανονισμούς που σχετίζονται με τα δελτία πληρωμής και τον GDPR.

Κάθε παραλήπτης email θα πρέπει να έχει τον δικό του κωδικό πρόσβασης.

Τα δεδομένα πρέπει να διατηρούνται μόνο για όσο διάστημα είναι απαραίτητο για την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Οι εξωτερικοί πάροχοι πρέπει επίσης να επιτρέπουν στους πελάτες τους ή στους υπαλλήλους των πελατών τους να έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα όποτε το ζητήσουν.

Αφού αποσταλεί, τα δελτία πληρωμής πρέπει να διαγραφούν από τον διακομιστή ενός παρόχου λογισμικού μισθοδοσίας. Η χρήση μιας ασφαλούς πύλης μπορεί να βοηθήσει τόσο στην ασφάλεια όσο και στη συμμόρφωση με τον GDPR.

Μια πύλη δελτίων μισθοδοσίας είναι ολοένα και πιο δημοφιλής μεταξύ των εταιρειών –συχνά αντί για email– ως ένας ασφαλής και βολικός τρόπος για τους εργαζόμενους να δουν τα δελτία πληρωμής τους. Άλλα έγγραφα όπως τα P60 μπορούν επίσης να βρίσκονται εδώ.

Ο διορισμός ενός Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση των ανησυχιών σχετικά με την ασφάλεια και την εμπιστευτικότητα της μεταφοράς πληροφοριών μισθοδοσίας στο διαδίκτυο.

Όταν η επιχείρησή σας αρχίζει να μεταφέρει τη μισθοδοσία της στο διαδίκτυο, προκειμένου να αξιοποιήσει στο έπακρο την τεχνολογία και να τη διασφαλίσει συμμορφώνεται με τους κανονισμούςη ανώτερη ομάδα διαχείρισης, το τμήμα HR και η οικονομική υπηρεσία πρέπει να εξετάσουν εάν θα παρέχουν αυτήν την υπηρεσία εσωτερικά ή θα χρησιμοποιήσουν εξωτερικό γραφείο.

Οι μικρότερες επιχειρήσεις μπορεί να θέλουν να εξετάσουν τους εξωτερικούς παρόχους για τα ηλεκτρονικά δελτία πληρωμής και τη μισθοδοσία τους, επειδή, σε αντίθεση με τους μεγαλύτερους οργανισμούς, ενδέχεται να μην διαθέτουν τους απαραίτητους πόρους και τεχνικές και νομικές γνώσεις.

Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να έχετε την άποψη ότι είναι πιο λογικό να διατηρείτε τη διαδικασία εντός της εταιρείας. Εάν αυτό είναι που επιλέγετε, θα πρέπει να κανονίσετε εκπαίδευση για το προσωπικό και να προμηθευτείτε το καλύτερο λογισμικό για τις ανάγκες του.

Όμως η δουλειά δεν σταματά εδώ.

Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι γνώσεις του προσωπικού σας και το λογισμικό σας ενημερώνονται τακτικά (μια λύση μισθοδοσίας στο cloud θα το διευκολύνει, αλλά επικοινωνήστε με τον πάροχο λογισμικού σας) και ότι συμμορφώνονται με τους πιο πρόσφατους κανονισμούς.

Η μετάβαση προς τα ηλεκτρονικά δελτία πληρωμών προσφέρει σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, ιδίως σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, την ευκαιρία να μειώσουν το κόστος, να βελτιώσουν την ασφάλεια των δεδομένων και να κάνουν τη ζωή πιο εύκολη για τους εργαζομένους.

Εσείς και η ομάδα σας πρέπει να προσδιορίσετε εάν θα πραγματοποιήσετε τις διαδικασίες μισθοδοσίας σας εσωτερικά ή εάν θα τις αναθέσετε σε τρίτους σε έναν πάροχο.

Πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων και, όπως συμβαίνει με κάθε νέα εξέλιξη, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας επικοινωνεί αποτελεσματικά με τους υπαλλήλους σας.

Αυτό περιλαμβάνει την εξήγηση του σκεπτικού και την παροχή εκπαίδευσης, όπου είναι απαραίτητο, προκειμένου να κερδίσουν το buy-in τους και να αποδείξουν ξεκάθαρα ότι η μετάβαση σε διαδικτυακά δελτία πληρωμής προσφέρει οφέλη σε όλους εντός της επιχείρησης.

Σημείωση του συντάκτη: Αυτό το άρθρο δημοσιεύθηκε για πρώτη φορά τον Αύγουστο του 2019 και έχει ενημερωθεί για συνάφεια.

Ο απόλυτος οδηγός μισθοδοσίας για μικρές επιχειρήσεις

Είστε έτοιμοι να αναλάβετε υπαλλήλους και χρειάζεστε βοήθεια σχετικά με τη μισθοδοσία της μικρής επιχείρησής σας; Διαβάστε αυτόν τον οδηγό για συμβουλές για να παραμείνετε στην κορυφή αυτής της βασικής εργασίας.

Κατεβάστε τον δωρεάν οδηγό σας