Ηλεκτρονικά δελτία πληρωμής και P60: Πώς να ενδυναμώσετε το προσωπικό με αυτοεξυπηρέτηση

Ηλεκτρονικά δελτία πληρωμής και P60: Πώς να ενδυναμώσετε το προσωπικό με αυτοεξυπηρέτηση

Oktober 7, 2022 0 Von admin

Σε μια εποχή πριν από τα ηλεκτρονικά δελτία πληρωμών, υπήρχε κάτι παραδοσιακό και παρήγορο σε ένα έντυπο δελτίο πληρωμής.

Για τους υπαλλήλους, υπήρχε πάντα αυτός ο ενθουσιασμός όταν μοιράζατε εκείνα τα κομμάτια χαρτιού που σήμαιναν μια ανταμοιβή για τη δουλειά ενός σκληρού μήνα.

Αλλά οι καιροί έχουν αλλάξει.

Η ψηφιακή επανάσταση έχει παρασύρει πολλές επιχειρήσεις από το να εξυπηρετούν πελάτες με έντυπα πληρωμών.

Σύμφωνα με α Έρευνα του Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP).το 47% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι διανέμει τα δελτία μισθοδοσίας των εργαζομένων μέσω μιας διαδικτυακής πύλης, με το 33% να παρέχει μια ηλεκτρονική δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης.

Μπορεί να είστε μέρος μιας από τις επιχειρήσεις που βρίσκονται ακόμα στο φράχτη όταν πρόκειται για τον εκσυγχρονισμό των διαδικασιών μισθοδοσίας σας.

Θα εξετάσουμε γιατί τα έντυπα πληρωμών είναι τόσο προβληματικά και γιατί τα ηλεκτρονικά δελτία πληρωμών και τα P60 είναι ο δρόμος μπροστά.

Να τι καλύπτουμε:

Ζητήματα χρήσης δελτίων πληρωμής σε χαρτί και P60

Επτά τρόποι που η αυτοεξυπηρέτηση μπορεί να ωφελήσει τους εργοδότες

Πώς η αυτοεξυπηρέτηση μπορεί να ωφελήσει τους υπαλλήλους σας

Πώς να ξεκινήσετε να προσφέρετε online δελτία πληρωμής και P60

Τελικές σκέψεις σχετικά με τα online δελτία πληρωμής και τα P60

Ενδέχεται να εκδίδετε έντυπα δελτία πληρωμής εντός της επιχείρησής σας για απολύτως κατανοητούς λόγους. Μπορεί να μην έχετε επενδύσει στη σωστή τεχνολογία ή να έχετε προσωπικό που είτε απορρίπτει είτε λέει ότι δεν θα έχει πρόσβαση σε ένα διαδικτυακό δελτίο πληρωμής.

Αλλά υπάρχουν σημαντικές αναποτελεσματικότητα στο να κάνουμε μισθοδοσία με χαρτί.

Η μηνιαία εκτύπωση μπορεί να είναι ακριβή, ενώ η σφράγιση, η διανομή και η αποστολή αυτού του χαρτιού μπορεί να διαρκέσει σημαντικό χρόνο.

Η άσκοπη εκτύπωση φύλλων χαρτιού κάθε μήνα σίγουρα δεν είναι βιώσιμη και δεν είναι βολικό για τους εργαζόμενους να μεταφέρουν και να αποθηκεύουν πολύτιμα κομμάτια χαρτιού που περιέχουν εμπιστευτικές πληροφορίες.

Σύμφωνα με έρευνα του Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP), το 83% των ερωτηθέντων εξοικονόμησε χρήματα κάνοντας online δελτία πληρωμής. Όταν ρωτήθηκε να ποσοτικοποιηθεί το ποσό, οι απαντήσεις κυμαίνονταν από 1.200 £ έως 6.000 £ ετησίως.

Παρόμοιο ισχύει με ένα P60, την ετήσια δήλωση που εκδίδετε στους υπαλλήλους που περιγράφει τον φόρο και την Εθνική Ασφάλιση που έχουν πληρώσει κατά το προηγούμενο φορολογικό έτος.

Είναι πράγματι νόμιμη η έκδοση ενός P60 σε έντυπη μορφή, αλλά δυσκολεύει άσκοπα τα πράγματα για έναν υπάλληλο που μπορεί να χρειαστεί ένα αντίγραφο αυτού του εγγράφου ως απόδειξη των κερδών ή από την HMRC για Αυτοαξιολόγηση.

Αντί να χάσετε δυνητικά ένα P60 στο πίσω μέρος μιας οικιακής αρχειοθήκης, γιατί να μην επιτρέψετε στους υπαλλήλους σας να έχουν πρόσβαση σε αυτό το εμπιστευτικό έγγραφο όποτε τους βολεύει, όποτε θέλουν, μέσω του cloud;

Οι πύλες αυτοεξυπηρέτησης εργαζομένων (ESS) είναι εργαλεία που βασίζονται στον ιστό που επιτρέπουν στους υπαλλήλους σας να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται από έναν κεντρικό διαδικτυακό ιστότοπο ή πύλη.

Μερικές φορές επικεντρώνεται σε παροχές εργαζομένων ή υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού, ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες ως μέρος ενός intranet εργαζομένων.

Ένα βασικό σύστημα αυτοεξυπηρέτησης θα επέτρεπε στους υπαλλήλους σας να έχουν απομακρυσμένη πρόσβαση σε πληροφορίες μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένων των δελτίων πληρωμής, στοιχείων επικοινωνίας και εγγράφων εργαζομένων, όπως συμβάσεις και εγχειρίδια.

Μπορούν επίσης να υποβάλουν αιτήματα άδειας και να δουν τα δικαιώματα ετήσιας άδειας τους—πληροφορίες όπως το δικαίωμα διακοπών είναι προσωπικά δεδομένα.

Εάν θέλετε να αποκτήσετε περισσότερα από τα βασικά, θα μπορούσατε επίσης να προσθέσετε λειτουργικότητα στην ηλεκτρονική αυτοεξυπηρέτηση, όπως εγγραφή παροχών, εκπαίδευση, διαχείριση απόδοσης, ακόμη και πόρους ευεξίας.

Με την αυτοεξυπηρέτηση, μπορείτε:

  1. Υποστηρίξτε τη βέλτιστη πρακτική της νομοθεσίας GDPR, η οποία συνιστά να παρέχετε στους υπαλλήλους μια ασφαλή πλατφόρμα αυτοεξυπηρέτησης που προσφέρει άμεση απομακρυσμένη πρόσβαση με προστασία κωδικού πρόσβασης σε ό,τι χρειάζονται.
  2. Συνδεθείτε ανά πάσα στιγμή για να δείτε τα δελτία μισθοδοσίας των εργαζομένων, τα έγγραφα HR και άλλες αναφορές μισθοδοσίας, όπως τα χρήματα που οφείλονται στην HMRC.
  3. Αυτοματοποιήστε τη διανομή των δελτίων μισθοδοσίας και την αναφορά μισθοδοσίας, δυνητικά καθιστώντας τα διαθέσιμα στους εργαζομένους μόλις οριστικοποιηθούν οι λεπτομέρειες.
  4. Τυποποιήστε τις διαδικασίες, μειώστε τα σφάλματα και βελτιώστε τις δυνατότητες αναφοράς.
  5. Ενοποιήστε περιττές πληροφορίες και ιστοσελίδες, βελτιώνοντας την παραγωγικότητα καθώς οι εργοδότες αφιερώνουν λιγότερο χρόνο αναζητώντας τις πληροφορίες που χρειάζονται.
  6. Βελτιώστε την ικανοποίηση των εργαζομένων, δίνοντας στους ανθρώπους σας μια δικαιολογία για να εκθειάσουν τις αρετές της εργασίας για μια εταιρεία που παρέχει μια εξαιρετική εμπειρία μισθοδοσίας μέσω της ψηφιακής προσβασιμότητας και ενεργοποίησης.
  7. Επωφεληθείτε από τη βιωσιμότητα, καθώς δεν χρειάζεται να εκτυπώνετε ή να δημοσιεύετε δελτία πληρωμής, πράγμα που σημαίνει λιγότερη κατανάλωση χαρτιού.

Οι σημερινοί εργαζόμενοι έχουν ορισμένες προσδοκίες όταν έχουν πρόσβαση στα οικονομικά και εμπιστευτικά τους δεδομένα.

Η αυτοεξυπηρετούμενη απομακρυσμένη πρόσβαση τους παρέχει άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες μισθοδοσίας τους οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή.

Επιπλέον, η αυτοεξυπηρέτηση μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους με διάφορους τρόπους.

Έχοντας εύκολη πρόσβαση στα δεδομένα μισθοδοσίας τους, οι υπάλληλοί σας δεν χρειάζεται να ξοδεύουν χρόνο κυνηγώντας εσάς, τον διευθυντή τους ή τον υπεύθυνο HR/μισθοδοσίας για τα στοιχεία τους. Με τη σειρά του, αυτό τους δίνει περισσότερο χρόνο να επικεντρωθούν σε εργασίες προστιθέμενης αξίας και λιγότερο χρόνο για να ασχοληθούν με τον μη αυτόματο διαχειριστή.

Η αυτοεξυπηρέτηση ικανοποιεί επίσης μια φυσική προσδοκία ότι θα πρέπει να έχουν τον έλεγχο και την ενδυνάμωση των πληροφοριών τους. Άλλωστε, μπορούν να το κάνουν και σε άλλους τρόπους, όπως με τις ηλεκτρονικές τους τραπεζικές συναλλαγές, οπότε μπορεί να έχουν την προσδοκία ότι μπορούν να κάνουν το ίδιο με τα δελτία πληρωμής και τα P60 τους.

Εάν πρέπει να βρουν ένα έγγραφο όταν το χρειάζονται, ίσως λόγω αιτήματος της τελευταίας στιγμής από έναν δικηγόρο ως μέρος μιας αίτησης στεγαστικού δανείου, για παράδειγμα, οι υπάλληλοί σας μπορούν να το βρουν γρήγορα και εύκολα. Σε οποιαδήποτε συσκευή.

Είστε έτοιμοι να απομακρυνθείτε από το χαρτί και τις μη αυτόματες διαδικασίες και να μεταβείτε στον διαδικτυακό κόσμο;

Μην ανησυχείτε για την εύρεση ενός ειδικού πληροφορικής που μπορεί να δημιουργήσει μια διαδικτυακή πύλη για εσάς.

Αντ ‚αυτού, στραφείτε στο λογισμικό μισθοδοσίας cloud.

Μια καλή λύση θα σας προσφέρει μια διαδικτυακή πύλη, που σημαίνει ότι μπορείτε να δώσετε στους υπαλλήλους σας πρόσβαση σε ηλεκτρονικά δελτία πληρωμής και P60, ενώ θα έχετε το κεφάλι σας ήσυχο.

Ως μικρή επιχείρηση, το οικονομικό λογισμικό μισθοδοσίας cloud θα σας προσφέρει ευελιξία και απόδοση επένδυσης, ενώ θα σας βοηθήσει επίσης να εκσυγχρονίσετε τις διαδικασίες μισθοδοσίας σας.

Με το λογισμικό μισθοδοσίας cloud, αναζητήστε τη δυνατότητα:

  • Προστατέψτε τον εμπιστευτικό μισθό και τις πληροφορίες των εργαζομένων, καθώς και τον έλεγχο της διεκπεραίωσης της μισθοδοσίας.
  • Δημιουργήστε ψηφιακά επαγγελματικά, ασφαλή, ακριβή και συμβατά δελτία πληρωμής για κάθε περίοδο πληρωμής με πιο βελτιωμένο τρόπο.
  • Παρακολουθήστε απουσίες, προσαρτήσεις, μπόνους, έξοδα, αποδοχές διακοπών, ωρομίσθιες, Εθνική Ασφάλιση, υπερωρίες, συντάξεις και μισθούς.
  • Αποκτήστε πρόσβαση σε 24ωρη ψηφιακή υποστήριξη για ερωτήσεις ή έκτακτες ανάγκες.
  • Εξαλείψτε τα σφάλματα από τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων καθώς ανεβάζετε πληροφορίες ωριαίας αμοιβής ή μισθού μόνο μία φορά κατά την πρόσληψη υπαλλήλου.
  • Προβολή δελτίων πληρωμής και P60 μέσω κινητής συσκευής.
  • Αξιολογήστε αυτόματα τους νέους υπαλλήλους καθώς προστίθενται στο σύστημα για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση και την ακρίβεια.
  • Αυτόματη ενημέρωση των νομοθετικών αλλαγών.
  • Κάντε ετήσιες αναφορές, επιτρέποντάς σας να ελέγχετε και να υποβάλλετε γρήγορα φορολογικά έγγραφα και πληρωμές, γεγονός που διευκολύνει τη διαχείριση των εργασιών στο τέλος του έτους και απομακρύνει το άγχος από εσάς και τους υπαλλήλους σας.

Όσον αφορά την υιοθέτηση νέου λογισμικού μισθοδοσίας στο cloud, φροντίστε να προσφέρετε εκπαίδευση και υποστήριξη στους υπαλλήλους σας, ώστε όταν πρόκειται για τη χρήση αυτοεξυπηρέτησης μισθοδοσίας, να γνωρίζουν τι απαιτείται.

Στην εκπαίδευσή σας, καλύψτε τα οφέλη, την εμπειρία χρήστη, τις πρακτικές λεπτομέρειες σχετικά με τις υπηρεσίες και τον τρόπο εύρεσης συνεχούς υποστήριξης.

Δημιουργήστε μια ομαλή μετάβαση από τις παλιές μεθόδους στη νέα τεχνολογία, ώστε οι υπάλληλοί σας να αισθάνονται άνετα με τις αλλαγές.

Βεβαιωθείτε ότι αλληλεπιδράτε με τους υπαλλήλους σας, ειδικά εκείνους που έχουν συνηθίσει να κάνουν πράγματα με έναν συγκεκριμένο (παραδοσιακό) τρόπο.

Συμμετάσχετε από την αρχή στη διαδικασία λογισμικού μισθοδοσίας, ώστε να έχουν περισσότερες πιθανότητες να προσαρμοστούν εύκολα στους νέους τρόπους εργασίας.

Και στοχεύστε σε υψηλό ποσοστό έγκαιρης υιοθεσίας με το λογισμικό. Κάντε τους πρώτους χρήστες να ενθουσιαστούν με τη χρήση του συστήματος και ζητήστε τους να ενθαρρύνουν άλλους συναδέλφους να χρησιμοποιήσουν την τεχνολογία.

Ο εκσυγχρονισμός της μισθοδοσίας δεν αφορά μόνο την παροχή διαδικτυακών δελτίων μισθοδοσίας, αλλά την παροχή μιας ευχάριστης εμπειρίας στους υπαλλήλους σας και θα συνεχίσουν να επιστρέφουν χωρίς παράπονο.

Ωστόσο, έχοντας πει αυτό, δίνοντας στους υπαλλήλους σας τη δυνατότητα να έχουν πρόσβαση στα δελτία πληρωμής και τα P60 τους στο διαδίκτυο θα κάνει τη ζωή πιο εύκολη, τόσο για αυτούς όσο και για εσάς.

Θα εξοικονομήσει χρόνο παντού, ο οποίος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εργασίες προστιθέμενης αξίας.

Και θα συμμορφώνεστε με τον GDPR, πράγμα που σημαίνει ότι θα εξοικονομήσετε και χρήματα—οι πιθανότητες να επιβληθεί πρόστιμο στην επιχείρησή σας επειδή δεν συμμορφώνεται θα μειωθούν σημαντικά.

Ο απόλυτος οδηγός συμμόρφωσης με τη μισθοδοσία

Αντιμετωπίζετε την πρόκληση να συμβαδίσετε με τη συμμόρφωση με τη μισθοδοσία; Διαβάστε αυτόν τον οδηγό για βασικές συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τη σχετική νομοθεσία μισθοδοσίας.

Αποκτήστε τον δωρεάν οδηγό σας

11.055 αναγνώστες έχουν κατεβάσει αυτόν τον οδηγό

Αποκτήστε τον απόλυτο οδηγό για τη νομοθεσία μισθοδοσίας