Κατανόηση των δελτίων μισθοδοσίας: 7 συμβουλές για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας

Κατανόηση των δελτίων μισθοδοσίας: 7 συμβουλές για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας

Oktober 5, 2022 0 Von admin

Πόσο καλά κατανοείτε τα δελτία πληρωμής της εταιρείας σας; Ακόμα καλύτερα, πόσο καλά τα καταλαβαίνουν οι υπάλληλοί σας;

Η κατανόηση των δελτίων μισθοδοσίας μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στους εργαζόμενους. Ενώ κάποιοι δεν κοιτούν ποτέ τα δελτία μισθοδοσίας τους, άλλοι προσπερνούν τα δικά τους με μια χτένα με λεπτά δόντια, ελέγχοντας για αποκλίσεις.

Πρέπει να είστε σε θέση να απαντήσετε σε τυχόν απορίες που μπορεί να έχουν οι υπάλληλοί σας και να αποδείξετε ότι οι διαδικασίες μισθοδοσίας σας είναι ακριβείς κάθε φορά.

Εάν δεν καταλαβαίνουν τα δελτία αποδοχών τους, θα μπορούσαν εύκολα να χάσουν σημαντικές λεπτομέρειες.

Λοιπόν, πώς αναλύετε όλους τους υπολογισμούς, τους τύπους και τις αφαιρέσεις με απλούς όρους;

Ο Simon Gibbs είναι ο διευθυντής της Lite Consulting, μιας εταιρείας συμβούλων που συνεργάζεται με διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού και μισθοδοσίας καθώς αναβαθμίζουν τα συστήματά τους στο cloud.

Παρακάτω, μιλά για τις μεταβαλλόμενες προσδοκίες των εργαζομένων σχετικά με τα δελτία μισθοδοσίας και όπου όσοι διαχειρίζονται τις διαδικασίες μισθοδοσίας προσπαθούν να βελτιώσουν τα δελτία μισθοδοσίας της εταιρείας τους.

Προσφέρει επίσης επτά συμβουλές για να βελτιώσετε τη σαφήνεια των δελτίων μισθοδοσίας της εταιρείας σας.

Δείτε τι καλύπτουμε σε αυτό το άρθρο:

Ο Simon επισημαίνει ότι η πιο συχνή ερώτηση από τους μισθωτούς είναι σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα μισθοδοσίας υπολογίζει την αμοιβή τους.

Λέει: «Ένα από τα μεγάλα πράγματα που πάντα μπερδεύει τους ανθρώπους είναι οι ώρες που εμφανίζονται σε ένα δελτίο μισθοδοσίας γενικά υπολογίζονται κατά μέσο όρο σε 12 μήνες για τους μισθωτούς. Ένας μικρότερος μήνας απορρίπτει τους υπολογισμούς τους.

«Το δελτίο πληρωμής τους δείχνει ότι έχουν πληρωθεί επειδή δούλευαν, ας πούμε, 162 ώρες, αλλά στην πραγματικότητα έχουν δουλέψει μόνο 130».

Η προσθήκη αυτής της λεπτομέρειας στα δελτία μισθοδοσίας των μισθωτών υπαλλήλων σας θα μπορούσε να επιβραδύνει αυτούς τους τύπους ερωτήσεων.

Ένας άλλος προβληματικός τομέας για την κατανόηση των αποδεικτικών αποδοχών είναι ο τρόπος με τον οποίο τεκμηριώνονται τα άλλα στοιχεία της αποζημίωσης των υπαλλήλων σας, όπως για τις συντάξεις.

Ο Simon λέει: «Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις σχετικά με το τι πληρώνει ο εργοδότης και τι πληρώνει, όσον αφορά το πώς εμφανίζεται στο δελτίο μισθοδοσίας.

«Υπάρχουν ακόμη πολλά δελτία πληρωμής που δεν καλύπτουν όλα τα στοιχεία με αρκετή λεπτομέρεια».

Αξίζει να επεκτείνετε αυτό το πεδίο στο δελτίο πληρωμής για να συμπεριλάβετε αυτήν την αναλυτική περιγραφή.

Νέο μισθολογικό έτος, νέα λύση

Ποιός είναι το αφεντικό? Εσύ είσαι το αφεντικό. Ανακαλύψτε πώς μπορείτε να εκτελείτε σωστά τις αμοιβές σας κάθε φορά.

Μάθετε περισσότερα

Ο Simon λέει ότι το τυπικό δελτίο πληρωμής με τις βασικές πληροφορίες αμοιβής δεν είναι αρκετό για τους εργαζόμενους να έχουν την πλήρη εικόνα.

Απλές ενημερώσεις στο πρότυπο δελτίου πληρωμής σας θα μπορούσαν να κάνουν τη διαφορά στον όγκο των ερωτημάτων.

Και προσθέτει: «Νομίζω ότι στο Ηνωμένο Βασίλειο υπάρχει μια στροφή προς ένα πιο προσαρμόσιμο και προσαρμοσμένο δελτίο πληρωμής που ταιριάζει στις συγκεκριμένες απαιτήσεις της εταιρείας.

«Αντί για ένα μόνο πρότυπο, οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να συγκρίνουν τις διατάξεις και τις λεπτομέρειες των δελτίων πληρωμής για να δουν τα πολλά επίπεδα λεπτομέρειας που μπορούν και πρέπει να περιλαμβάνουν».

Η πιο σημαντική αλλαγή που έχει συμβεί στα δελτία αποδοχών είναι η ψηφιοποίηση, η οποία είναι προς όφελός σας από πολλές απόψεις.

Ο Simon λέει: «Η ψηφιοποίηση διευκόλυνε τη δημιουργία δελτίων πληρωμής, επειδή τα περισσότερα λογισμικά σάς προσφέρουν μια επιλογή προτύπων που μπορείτε να διαμορφώσετε σύμφωνα με αυτό που πιστεύετε ότι χρειάζεται η επιχείρησή σας.

«Τώρα μπορείτε να βάλετε μια αφήγηση σε ένα δελτίο μισθοδοσίας πολύ πιο εύκολα επειδή είναι ηλεκτρονικό—πολύ ευκολότερο από ό,τι αν ήταν προεκτυπωμένο χαρτικό.

„Επομένως, εάν λαμβάνετε πολλά ερωτήματα σχετικά με τις μέσες ώρες ανά μήνα, για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να ενημερώσετε το δελτίο πληρωμής σας για να το αντιμετωπίσετε και να σταματήσετε αυτές τις κλήσεις.“

Η λειτουργικότητα αυτοεξυπηρέτησης των εργαζομένων είναι κρίσιμη όταν πρόκειται για την κατανόηση των δελτίων μισθοδοσίας.

Στη σημερινή ψηφιακή κοινωνία, οι εργαζόμενοι αναμένουν την ίδια κατ‘ απαίτηση πρόσβαση στα δελτία αποδοχών τους όπως και σε άλλους τομείς της ζωής τους.

Με το λογισμικό μισθοδοσίας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα FAQ για συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τα δελτία μισθοδοσίας στα οποία οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση και να ελέγχουν κατ‘ απαίτηση.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να λάβουν άμεσες απαντήσεις όπως τις χρειάζονται και δεν χρειάζεται να αφιερώσετε χρόνο για να απαντήσετε επανειλημμένα στις ίδιες ερωτήσεις.

«Το στάδιο εξόδου εξακολουθεί να αποτελεί πρόκληση για τους οργανισμούς να βρουν τη σωστή λύση για να βεβαιωθούν ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δελτία μισθοδοσίας τους όπως χρειάζονται μετά την αποχώρησή τους από την εταιρεία», λέει ο Simon.

«Σκεφτείτε πώς ένα άτομο θα πάρει μαζί του τα δελτία μισθοδοσίας του όταν φύγει.

«Όταν ένα άτομο φεύγει από έναν οργανισμό, συνήθως η πρόσβασή του στην πύλη HR απενεργοποιείται ή αφήνεται ενεργοποιημένη για μικρό χρονικό διάστημα. Και οι δύο μπορεί να μπερδέψουν τους πρώην υπαλλήλους στο τέλος.

«Ορισμένοι οργανισμοί έχουν μια ξεχωριστή πύλη τρίτων όπου μπορούν να ανεβάσουν τα τελικά έγγραφα του υπαλλήλου.

«Αλλά με το να το κάνετε αυτό, κινδυνεύετε να μην συμμορφωθείτε με τον GDPR επειδή καταλήγετε με εκκαθαριστικά σημειώματα σε πολλά μέρη για πολλούς υπαλλήλους.

«Για μένα, είναι μια διαδικασία που σας συνιστώ να δώσετε μεγάλη σαφήνεια και να σκεφτείτε καλά».

Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν αδιανόητο, αλλά ο Simon λέει ότι σπάνια λαμβάνεται υπόψη κατά τη χαρτογράφηση της εμπειρίας των εργαζομένων.

Και προσθέτει: «Δεν νομίζω ότι καλύπτεται ποτέ σε ένα εισαγωγικό πρόγραμμα. Προσωπικά δεν είχα ποτέ κάποιον να μιλήσει για το δελτίο μισθοδοσίας μου μαζί μου.

«Αλλά αν δούμε πώς γίνεται η επεξεργασία της μισθοδοσίας, έχω την άποψη ότι πολλοί οργανισμοί το κάνουν τεχνητά περίπλοκο.

«Δεν χρειάζεται να είναι τόσο περίπλοκο όσο είναι φτιαγμένο.

«Μόλις απλοποιήσετε αυτές τις διαδικασίες, θα είναι πιο εύκολο να εμφανίσετε διακρίσεις όπως η απλή και η διπλή αμοιβή, το δικαίωμα διακοπών και οτιδήποτε άλλο.

«Επειδή το πρόβλημα είναι ότι οι άνθρωποι βλέπουν τα πράγματα στο δελτίο μισθοδοσίας τους και δεν καταλαβαίνουν πλήρως τι είναι. Επομένως, είναι ζωτικής σημασίας να ρυθμίσετε αυτές τις προσδοκίες κατά την ένταξη, ώστε αυτά τα στοιχεία να μην προκαλούν σύγχυση.»

Για να βοηθήσουμε τους υπαλλήλους σας να έχουν σαφήνεια σχετικά με τις πληροφορίες που εμφανίζονται στα δελτία μισθοδοσίας τους, δημιουργήσαμε παρακάτω ένα εύχρηστο infographic, ώστε να μπορείτε να μοιραστείτε τις πληροφορίες με το εργατικό δυναμικό σας.

Κατέχετε το δελτίο πληρωμής σας

Τελικές σκέψεις για την κατανόηση των δελτίων μισθοδοσίας

Το δελτίο πληρωμής είναι ένα ζωτικής σημασίας έγγραφο για πολλούς λόγους και είναι σημαντικό για χάρη της αφοσίωσης των εργαζομένων οι υπάλληλοί σας να κατανοούν ξεκάθαρα την αποζημίωση τους.

Αυτό χτίζει την εμπιστοσύνη τους στην εταιρεία σας και την αντιληπτή τους αξία ως εργαζόμενος.

Σας εξοικονομεί επίσης χρόνο προσφέροντας όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται εκ των προτέρων.

Η αναβάθμιση σε λογισμικό μισθοδοσίας cloud επιλύει εγγενώς τα κοινά προβλήματα με τα δελτία πληρωμής μέσω αυτοματισμού, προσαρμογής και έξυπνων δεδομένων.

Η χρήση του σάς δίνει την ευελιξία να δημιουργείτε τα είδη εγγράφων μισθοδοσίας που ταιριάζουν καλύτερα στο επιχειρηματικό σας μοντέλο και να κάνετε ενημερώσεις γρήγορα όπως χρειάζεται.

Ο Simon καταλήγει: «Πρέπει να υπάρχει αυτοματισμός στο πλαίσιο της μισθοδοσίας. Πρέπει να υπάρχει σύνδεση με τις αρμόδιες εφορίες, ώστε να είστε πάντα ενημερωμένοι με τους φορολογικούς κωδικούς.

«Υπάρχει ένα τέτοιο πράγμα όπως η στατική μισθοδοσία όπου όλοι παίρνουν το ίδιο ποσό κάθε μήνα. Αλλά αυτό δεν ισχύει για πολλές επιχειρήσεις.

«Και ακόμη και σε αυτές τις περιπτώσεις, η αυτοματοποίηση είναι ζωτικής σημασίας για να διευκολύνει τη δουλειά».

Σημείωση του συντάκτη: Αυτό το άρθρο δημοσιεύθηκε για πρώτη φορά τον Μάιο του 2020 και έχει ενημερωθεί για συνάφεια.

Ο απόλυτος οδηγός συμμόρφωσης με τη μισθοδοσία

Αντιμετωπίζετε την πρόκληση να συμβαδίσετε με τη συμμόρφωση με τη μισθοδοσία; Διαβάστε αυτόν τον οδηγό για βασικές συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τη σχετική νομοθεσία μισθοδοσίας.

Αποκτήστε τον δωρεάν οδηγό σας

11.055 αναγνώστες έχουν κατεβάσει αυτόν τον οδηγό

Αποκτήστε τον απόλυτο οδηγό για τη νομοθεσία μισθοδοσίας