Λίστα ελέγχου μισθοδοσίας στο τέλος του έτους: Δείτε τι πρέπει να κάνει η επιχείρησή σας

Λίστα ελέγχου μισθοδοσίας στο τέλος του έτους: Δείτε τι πρέπει να κάνει η επιχείρησή σας

Oktober 4, 2022 0 Von admin

Το τέλος του έτους μισθοδοσίας είναι προ των πυλών.

Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να είναι απλώς μια τυπική μισθοδοσία μηνών-12 ή εβδομαδιαίου-52 με ορισμένα επιπλέον βήματα που προστίθενται για να κλείσει το έτος.

Αλλά είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι χρειάζεστε για να κάνετε σωστά. Σε αυτό το άρθρο, σας βοηθάμε να προετοιμαστείτε και να προετοιμαστείτε για το τέλος του έτους μισθοδοσίας.

Να τι καλύπτουμε:

Το βασικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι οι τελικές εκθέσεις σας στο HMRC για το φορολογικό έτος 2021/22 πρέπει να υποβληθούν το αργότερο έως τις 19 Απριλίου 2022.

Στη συνέχεια, πρέπει να προετοιμαστείτε για το νέο φορολογικό έτος και να φροντίσετε να παρέχετε στους υπαλλήλους σας τα P60 τους το αργότερο έως τις 31 Μαΐου 2022.

Για να σας βοηθήσουμε με τη μισθοδοσία στο τέλος του έτους, εδώ είναι όλα όσα πρέπει να κάνετεσυμπληρώνεται με βασικές ημερομηνίες για το ημερολόγιό σας, ώστε να μπορείτε να σημειώσετε ό,τι απαιτείται και να παραμείνετε στην κορυφή της μισθοδοσίας σας.

Η Julie Northover παρέχει συμβουλές από ειδικούς σε όλη τη διάρκεια. Μία από τις κορυφαίες συμβούλους και εκπαιδεύτριες μισθοδοσίας του Ηνωμένου Βασιλείου, η Julie είναι ειδική σε θέματα μισθοδοσίας στο Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP), και επίσης διευθύνει το δικό της γραφείο μισθοδοσίας για μικρούς και ελίτ πελάτες.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η μισθοδοσία σας μπορεί να μην λήξει την εβδομάδα 52 και, αντί αυτού, μπορεί να χρειαστεί να συμπληρώσετε μια πρόσθετη μισθοδοσία. Αυτό σημαίνει ότι η μισθοδοσία σας λήγει την εβδομάδα 53, ή πιθανώς την εβδομάδα 54 ή 56.

Αυτό συμβαίνει αν ισχύουν δύο πράγματα:

  1. Επεξεργάζεστε μισθοδοσίες εβδομαδιαία, δύο εβδομάδες ή τέσσερις εβδομάδες (οι μηνιαίες μισθοδοσίες εξαιρούνται).
  2. Η συνηθισμένη ημερομηνία μισθοδοσίας σας πέφτει στις 5 Απριλίου οποιουδήποτε έτους (ή στις 4 Απριλίου εάν είναι δίσεκτο έτος — 2024, 2028 κ.λπ.).

Συγκεκριμένα, οι μισθοδοσίες που εκτελούνται μηνιαία έχουν πάντα μόνο 12 μήνες. Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει ποτέ 13 μήνας και μπορείτε να παραλείψετε αυτήν την ενότητα και να εκτελέσετε τη μισθοδοσία ως συνήθως. Και αν η μισθοδοσία σας εκτελεστεί μετά τις 5 Απριλίου, τότε, πάλι, μπορείτε να παρακάμψετε.

«Τον Απρίλιο του 2022, η 5η Απριλίου πέφτει Τρίτη», λέει η Τζούλι. «Επειδή είναι σπάνιο για οποιαδήποτε εβδομαδιαία, δεκαπενθήμερη ή τετραήμερη μισθοδοσία να πληρώνει την Τρίτη, είναι απίθανο να υπάρξει 53η εβδομάδα για τις περισσότερες μισθοδοσίες αυτή τη φορά.

«Μπορεί να κάνετε επεξεργασία αυτήν την ημέρα, αλλά είναι πιθανό η ημέρα πληρωμής σας να έχει οριστεί αργότερα μέσα στην εβδομάδα.

«Πρέπει να θυμάστε τις δυνατότητες μιας εβδομάδας 53 για όταν συμβεί, ώστε να μην σας πιάσουν».

Εάν η μισθοδοσία πέσει στις 5 Απριλίου, τότε η μισθοδοσία σας λήγει ως εξής, ανάλογα με το αν πληρώνετε εβδομαδιαία, δύο εβδομάδες ή τέσσερις εβδομάδες:

  • Η εβδομαδιαία μισθοδοσία μειώνεται στις 5 Απριλίου: Μισθοδοσία 53 εβδομάδας (5 Απριλίου έως 11 Απριλίου)
  • Πτώση μισθοδοσίας δύο εβδομάδων στις 5 Απριλίου: Μισθοδοσία 54 εβδομάδας (5 Απριλίου έως 18 Απριλίου)
  • Μισθοδοσία τεσσάρων εβδομάδων με πτώση στις 5 Απριλίου: Μισθοδοσία μιας εβδομάδας 56 (5 Απριλίου έως 2 Μαΐου)

Εάν επηρεαστείτε από αυτό, πρέπει να αλλάξετε τους υπαλλήλους σε φορολογικό κωδικό μίας εβδομάδας για την επιπλέον μισθοδοσία.

Τα περισσότερα λογισμικά μισθοδοσίας θα το κάνουν αυτόματα, αλλά θα πρέπει να το ελέγξετε. Εάν η κατάσταση του φορολογικού κώδικα δεν τροποποιηθεί σε βάση μία εβδομάδα, αυτό θα σήμαινε ότι οι περισσότεροι εργαζόμενοι θα πληρώσουν πάρα πολύ φόρο.

Μόλις ξεκινήσει το νέο μισθολογικό έτος θα πρέπει να προσαρμόσετε ξανά τον φορολογικό κωδικό για το νέο φορολογικό έτος σύμφωνα με το P9X (βλ. Βήμα 6παρακάτω).

Εάν οι εργαζόμενοι έχουν εγκαταλείψει την επιχείρησή σας κατά τη διάρκεια του περασμένου έτους ή αν υπήρξαν νέοι αρχάριοι, τώρα είναι η ώρα να ελέγξετε για να βεβαιωθείτε ότι έχουν υποβληθεί σε επεξεργασία. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι θα μιλήσετε με τους διευθυντές και θα βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν σαφείς γραμμές επικοινωνίας.

«Το τέλος της χρονιάς είναι ένα τελευταίο σκούπισμα για να διασφαλίσουμε ότι κανείς δεν έχει χαθεί», λέει η Τζούλι. «Είναι καιρός να βεβαιωθείτε ότι έχετε καλύψει τα πάντα.

«Οι περισσότεροι άνθρωποι είναι πολύ πειθαρχημένοι και αν φροντίζουν για τέτοια πράγματα στο τέλος κάθε περιόδου πληρωμής, τότε όλα θα πρέπει να είναι εντάξει».

Είναι σημαντικό να το κάνετε αυτό πριν υποβάλετε την τελική Υποβολή Πλήρους Πληρωμής (FPS) ή Περίληψη Πληρωμών Εργοδότη (EPS).

«Μόλις μεταβείτε στο νέο έτος μισθοδοσίας, δεν είναι πάντα εύκολο να επιστρέψετε και να διορθώσετε λεπτομέρειες όπως αυτή», προσθέτει.

Έτσι, έχετε υπολογίσει εάν έχετε μια εβδομάδα 53 (ή 54/56), επεξεργαστήκατε την τελική μισθοδοσία του φορολογικού έτους και έχετε κάνει τυχόν σχετικές αποχωρήσεις υπαλλήλων. Τώρα μπορείτε να στείλετε το τελικό σας FPS και, εάν απαιτείται, το EPS.

Η προθεσμία για αυτό είναι η 19η Απριλίου.

Δεν υπάρχει διαφορά στα FPS και EPS στην τελική περίοδο πληρωμής. Υποβάλετέ τα κανονικά και, στη συνέχεια, μπορείτε να προχωρήσετε στη διαδικασία λήξης του έτους μισθοδοσίας.

Η αποφυγή σφαλμάτων που απαιτούν αναδρομικές προσαρμογές είναι το κλειδί. Οι προσαρμογές που απαιτούνται μετά τις 19 Απριλίου θα περιλαμβάνουν την υποβολή πρόσθετων FPS ή EPS.

Πριν από το 2020/21, γίνονταν αναδρομικές προσαρμογές μέσω Ενημέρωσης Πρώιμου Έτους (EYU), αλλά αυτό δεν χρησιμοποιείται πλέον.

«Υπάρχει μια διαδικασία επικοινωνίας με το HMRC για οτιδήποτε δεν είναι σωστό», λέει η Τζούλι. «Αλλά είναι ένα διοικητικό βάρος που οι μισθωτοί θέλουν να αποφεύγουν όπου είναι δυνατόν.

«Είναι ένας άγραφος κανόνας στο επάγγελμα της μισθοδοσίας ότι θα κάνουμε ό,τι μπορούμε για να αποφύγουμε την ανάγκη για αναδρομικές προσαρμογές μετά το τέλος του φορολογικού έτους».

Χρησιμοποιώντας το λογισμικό μισθοδοσίας σας, βεβαιωθείτε ότι ελέγξτε την ημερομηνία επεξεργασίας σας. Αυτό πρέπει να οριστεί για τις 5 Απριλίου.

Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε το τέλος του έτους σας και να υποβάλετε την τελική υποβολή για το φορολογικό έτος 2020/21.

Μόλις ολοκληρωθεί αυτό το βήμα, μπορείτε να δημιουργήσετε τα P60 σας. Θυμηθείτε, οι υπάλληλοί σας πρέπει να τα παραλάβουν έως τις 31 Μαΐου.

Και αυτό ήταν όλο, ολοκληρώσατε τη διαδικασία λήξης της μισθοδοσίας για έναν ακόμη χρόνο. Σηκώστε τα πόδια σας για πέντε λεπτά — και μετά ετοιμαστείτε να ξεκινήσετε την επεξεργασία της μισθοδοσίας για το νέο φορολογικό έτος.

Όλοι οι υπάλληλοί σας που εργάζονται την τελευταία ημέρα του φορολογικού έτους, στις 5 Απριλίου, πρέπει να λάβουν P60 από εσάς έως τις 31 Μαΐου.

Αυτό περιλαμβάνει τους θεωρούμενους υπαλλήλους που είναι τώρα στη μισθοδοσία σας λόγω της Νομοθεσίας για τους Διαμεσολαβητές (IR35).

Αυτό το σημαντικό έγγραφο συνοψίζει τις αμοιβές και τις κρατήσεις τους για το έτος και είναι ίσως το τελευταίο έργο που πρέπει να ολοκληρωθεί στο τέλος του επόμενου έτους.

Χρησιμοποιώντας το λογισμικό μισθοδοσίας σας, μπορείτε να δημιουργήσετε τα P60 σας και να τα μοιραστείτε με ασφάλεια στο διαδίκτυο με τους υπαλλήλους σας, συνήθως με τον ίδιο τρόπο που μοιράζεστε τα δελτία πληρωμής. Υπάρχει επίσης η επιλογή να τα εκτυπώσετε αν χρειαστεί.

Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να εκτελέσετε τη δημιουργία P60 όσο το δυνατόν συντομότερα, αλλά σίγουρα δεν θα πρέπει να γίνει πριν από την έκδοση του τελικού δελτίου πληρωμής, συν τον συνήθη χρόνο που απαιτείται για σχόλια από τους υπαλλήλους σχετικά με τυχόν σφάλματα.

«Στέλνετε δελτία μισθοδοσίας 12 μήνες το χρόνο, εάν τρέχετε μηνιαία μισθοδοσία», προσθέτει η Τζούλι.

«Και μετά μια φορά το χρόνο στέλνετε ένα άλλο έγγραφο, το P60, το οποίο απλώς συνοψίζει αυτά τα 12 δελτία μισθοδοσίας.

„Επομένως, αν δεν είχατε προβλήματα πληρωμών ή συμβιβασμού με τα 12 δελτία αποδοχών, δεν θα πρέπει να έχετε πρόβλημα με το P60.“

«Υπάρχουν δύο διαδικασίες που οι επαγγελματίες μισθοδοσίας συχνά βλέπουν ως μία», λέει η Τζούλι. «Κλείνουν ένα φορολογικό έτος και ανοίγουν το επόμενο.

«Η λίστα ελέγχου του νέου έτους είναι μεγαλύτερη από τη λίστα ελέγχου τέλους έτους στις μέρες μας.

„Λοιπόν, μόλις κλείσετε και πριν ξεκινήσετε τη μισθοδοσία του πρώτου μήνα (ή της πρώτης εβδομάδας), πρέπει να ανατρέξετε στο P9X.“

Το P9X είναι το έγγραφο που δημοσιεύτηκε από το HMRC Αυτό εξηγεί ποιους φορολογικούς κωδικούς πρέπει να αλλάξουν ή να μεταφέρουν οι εργοδότες στις 6 Απριλίου.

Για το 2021/22, η συμβουλή ήταν να προστεθούν 7 στους φορολογικούς κωδικούς που τελειώνουν σε L, να προστεθούν 8 στους φορολογικούς κωδικούς που αρχίζουν σε M και να προστεθούν 6 στους φορολογικούς κωδικούς που τελειώνουν σε N.

Ωστόσο, τα πράγματα είναι λίγο ασυνήθιστα από τώρα μέχρι τον Απρίλιο του 2026, επειδή η κυβέρνηση ανακοίνωσε στον εαρινό προϋπολογισμό του 2021 ότι το προσωπικό επίδομα και ορισμένα φορολογικά κατώφλια έχουν παγώσει.

Για τα κατώφλια της Εθνικής Ασφάλισης, παγώνει μόνο το ανώτατο όριο κερδών.

Επομένως, δεν είναι ακόμη σαφές τι καθοδήγηση θα δώσει το 2022/23 P9X, αν και έχουν γίνει ανακοινώσεις σχετικά με Ποσοστά και κατώτατα όρια Εθνικής Ασφάλισης για το 2022-23.

«Η συμβουλή για το P9X μπορεί να είναι να προσθέσετε συν το μηδέν», προσθέτει η Τζούλι. «Δεν ξέρω αν θα το πει αυτό ή αν θα πει απλώς «Μην προσθέτεις τίποτα».

«Μέχρι να το δούμε, δεν θα μάθουμε. Το καθαρό αποτέλεσμα θα είναι το ίδιο: καμία αύξηση στο προσωπικό μας επίδομα».

Η τεκμηρίωση υποστήριξης προμηθευτών λογισμικού συνοψίζει επίσης αυτές τις πληροφορίες, έτσι ώστε να μπορεί να είναι άλλος ένας σταθμός πριν από την πρώτη περίοδο πληρωμής του έτους.

Ωστόσο, οι κυβερνητικές ιστοσελίδες θα πρέπει να θεωρούνται η κύρια πηγή οποιασδήποτε πληροφορίας.

Άλλες εργασίες για το νέο μισθολογικό έτος περιλαμβάνουν τον έλεγχο άλλων ορίων, όπως για φοιτητικά δάνεια και για μεταπτυχιακά δάνεια.

„Αυτά θα κωδικοποιηθούν πιθανώς στις ετήσιες ενημερώσεις από τον προμηθευτή λογισμικού σας“, λέει η Julie.

«Αλλά δεν πρέπει να κάθεστε στα δάφνη σας και να υποθέσετε ότι όλα είναι σωστά. Πρέπει να ελέγξετε για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι ακριβή».

Υπάρχουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να γίνουν χειροκίνητα από την ομάδα μισθοδοσίας:

  • Εάν κάποιος έχει αναβάλει την Εθνική Ασφάλιση, τα πιστοποιητικά CA2700 ισχύουν μόνο για ένα φορολογικό έτος, επομένως απαιτούνται ανανεωμένα πιστοποιητικά για να μπορέσετε να επεξεργαστείτε την πληρωμή για το νέο φορολογικό έτος χρησιμοποιώντας την επιστολή κατηγορίας ασφάλισης αναβαλλόμενων εισφορών Εθνικής Ασφάλισης (NIC).
  • Όσοι λαμβάνουν κουπόνια παιδικής μέριμνας θα πρέπει να επανεξεταστούν για να διασφαλιστεί ότι δεν χρειάζονται τροποποίηση της αξίας που δικαιούνται να λάβουν. Ως μέρος της διαδικασίας PAYE, το HMRC απαιτεί από εσάς να ολοκληρώσετε μια Βασική Εκτίμηση Κερδών (BEA) πριν από κάθε πρώτη περίοδο πληρωμής σε ένα νέο φορολογικό έτος για οποιονδήποτε έχει λάβει κουπόνια παιδικής μέριμνας από τις 6 Απριλίου 2011.

Μερικές από τις βασικές ημερομηνίες γύρω από το τέλος του έτους μισθοδοσίας έχουν επισημανθεί παραπάνω, αλλά εδώ είναι και πάλι στο παρακάτω infographic, μαζί με ορισμένες άλλες ημερομηνίες μισθοδοσίας που πρέπει να γνωρίζετε.

μισθοδοσία τέλος έτους

Αξίζει να τα προσθέσετε στο ημερολόγιό σας αν δεν τα έχετε ήδη βάλει εκεί:

5 Απριλίου

  • Το φορολογικό έτος 2021/22 λήγει την ημερομηνία αυτή

Πριν από τις 6 Απριλίου

  • Ενημερώστε τα αρχεία μισθοδοσίας των υπαλλήλων σας
  • Ώρα να ενημερώσετε το λογισμικό μισθοδοσίας σας

6 Απριλίου

  • Ξεκινά το νέο φορολογικό έτος (2022/23).

19 Απριλίου

  • Αυτή είναι η προθεσμία για την οριστική υποβολή του φορολογικού έτους 2021/22

22 Απριλίου

  • Αυτή είναι η προθεσμία για τον μήνα 12 PAYE

Μέχρι τις 31 Μαΐου

  • Οι υπάλληλοί σας πρέπει να παραλάβουν τα P60 τους μέχρι αυτή την ημερομηνία

Μέχρι τις 6 Ιουλίου

  • Πρέπει να αναφέρετε τα έξοδα και τα οφέλη. μπορεί να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό μισθοδοσίας σας για να το κάνετε αυτό

6 Ιουλίου

  • Αυτή είναι η προθεσμία για την υποβολή των εντύπων P11D και P11D(b).

22 Ιουλίου

  • Την ημερομηνία αυτή, η πληρωμή των εισφορών Εθνικής Ασφαλιστικής κατηγορίας 1Α για Παροχές σε Είδος πρέπει να γίνεται με την HMRC (σημειώστε ότι η 19η Ιουλίου είναι η καταληκτική ημερομηνία εάν δεν χρησιμοποιείτε ψηφιακά συστήματα).

Βλέπω? Το τέλος του έτους μισθοδοσίας δεν χρειάζεται να είναι αγχωτικό.

Με λίγο μελλοντικό προγραμματισμό, μπορείτε να ολοκληρώσετε την επεξεργασία σας με ευκολία πριν ξεκινήσετε τις προετοιμασίες για το νέο φορολογικό έτος.

Σημείωση του συντάκτη: Αυτή η ανάρτηση δημοσιεύθηκε αρχικά τον Μάρτιο του 2018 και έχει ενημερωθεί για συνάφεια.