Συμμόρφωση μισθοδοσίας: 10 συμβουλές για να το κάνετε σωστά κάθε φορά

Συμμόρφωση μισθοδοσίας: 10 συμβουλές για να το κάνετε σωστά κάθε φορά

Oktober 5, 2022 0 Von admin

Η συμμόρφωση με τη μισθοδοσία είναι ένα σημαντικό ζήτημα για τους επαγγελματίες HR και μισθοδοσίας.

Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να προστατεύσετε την ομάδα μισθοδοσίας σας – και την επιχείρησή σας στο σύνολό της – από τυχόν κυρώσεις που μπορεί να προκύψουν από τη μη συμμόρφωση.

Θα θελήσετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι κρατάτε τους υπαλλήλους σας ευχαριστημένους πληρώνοντάς τους έγκαιρα – και βλέποντας ότι λαμβάνουν τον σωστό μισθό στη διαδικασία.

Για να σας βοηθήσουμε με τη συμμόρφωση με τη μισθοδοσία, έχουμε συγκεντρώσει μια σειρά από συμβουλές που θα σας κρατήσουν στο σωστό δρόμο.

Δείτε τι καλύπτουμε σε αυτό το άρθρο:

1. Διατηρήστε ακριβή προσωπικά αρχεία

2. Διαχειριστείτε τις προσδοκίες των εργαζομένων

3. Κατανοήστε τις συντάξεις στο χώρο εργασίας

4. Χρησιμοποιήστε ίχνη ελέγχου

5. Μείνετε ενημερωμένοι με τη νομοθεσία μισθοδοσίας

6. Κατανόηση της διεθνούς νομοθεσίας

7. Μιλήστε με τους ειδικούς

8. Λάβετε σχόλια από τους υπαλλήλους σας

9. Μετάβαση σε μοντέλο αυτοεξυπηρέτησης

10. Υποβάλετε έγκαιρα τα στοιχεία μισθοδοσίας σας

Τελικές σκέψεις σχετικά με τη συμμόρφωση με τη μισθοδοσία

Το να βεβαιωθείτε ότι έχετε τα σωστά προσωπικά στοιχεία για κάθε υπάλληλο μπορεί να φαίνεται προφανές, αλλά είναι πραγματικά σημαντικό.

Θυμηθείτε, είναι δική σας ευθύνη να διατηρείτε τα αρχεία των εργαζομένων με ακρίβεια για τη διάρκεια της θητείας τους.

Τα προσωπικά στοιχεία των υπαλλήλων σας μπορεί να αλλάζουν σε τακτική βάση – και ορισμένες από αυτές τις πληροφορίες είναι πιθανό να επηρεάσουν τη μισθοδοσία σας.

Ανεξάρτητα από το αν η αλλαγή οφείλεται σε προαγωγή, αύξηση μισθού μετά από αναθεώρηση μισθών ή άδεια μητρότητας, όλα πρέπει να διεκπεραιωθούν με τον σωστό τρόπο.

Αν και μπορεί να φαίνεται σαν μια πράξη ταχυδακτυλουργίας κατά καιρούς, η τήρηση ακριβών προσωπικών αρχείων είναι κάτι που πρέπει να παραμείνετε στην κορυφή.

Είναι ζωτικής σημασίας να διασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοί σας κατανοούν τι πρέπει να κάνουν προκειμένου να παραμείνουν συμμορφούμενοι.

Ένα παράδειγμα αυτού είναι να βεβαιωθείτε ότι τηρούν την πολιτική δαπανών της εταιρείας σας. Ένα άλλο είναι η τήρηση ακριβών αρχείων υπερωριών.

Για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας, εφαρμόστε διαδικασίες όπου εξηγείτε πώς να τεκμηριώνετε σωστά τα έξοδα και τις υπερωρίες, ώστε να μην σας αφήσουν εκτεθειμένους.

Συγκεντρώστε ένα ολοκληρωμένο σύνολο πολιτικών και πρακτικών για όλα τα ζητήματα που επηρεάζουν τις αμοιβές των εργαζομένων σας.

Αυτό παρέχει έναν χρήσιμο οδηγό για το προσωπικό σας που πρέπει να ακολουθήσει και θα σας βοηθήσει αν έχουν απορίες σχετικά με προσθήκες ή μειώσεις στα κέρδη τους.

Οι συντάξεις στο χώρο εργασίας εισήχθησαν το 2012. Δεν έχει σημασία τι είδους επιχείρηση διευθύνετε – ακόμα κι αν έχετε μόνο έναν εργαζόμενο, αυτό σας καθιστά εργοδότη και επομένως έχετε «καθήκοντα» βάσει του νόμου για τις συντάξεις.

Έχετε ακούσει για αυτόματη εγγραφή;

Εάν όχι, σημαίνει απλώς ότι η επιχείρησή σας, ως εργοδότης, πρέπει να βάλει συγκεκριμένο προσωπικό σε ένα συνταξιοδοτικό σύστημα, στο οποίο θα κάνετε εισφορές.

Βασικοί ιστότοποι όπως το Ρυθμιστής Συντάξεων θα έχει περισσότερες πληροφορίες για τις συντάξεις στο χώρο εργασίας.

Ο πάροχος μισθοδοσίας σας θα πρέπει επίσης να μπορεί να προσφέρει συμβουλές, ενώ αυτός ο οδηγός για την αυτόματη εγγραφή αποκαλύπτει πληροφορίες και συμβουλές που θα σας βοηθήσουν στην πορεία.

Γνωρίζατε ότι υπάρχει τρόπος να προστατεύσετε την επιχείρησή σας και τη φήμη σας, εάν διενεργηθεί έρευνα;

Οι διαδρομές ελέγχου είναι η απάντηση – ελέγξτε αν το λογισμικό μισθοδοσίας σας προσφέρει αυτή τη λειτουργία.

Σας επιτρέπουν να συνδέετε κάθε συναλλαγή που πραγματοποιείται με υποστηρικτικές πληροφορίες, όπως εντολές αγοράς και τιμολόγια, οι οποίες θα επικυρώνουν τυχόν πληρωμές που φαίνονται ασυνήθιστες.

Άλλα πράγματα που μπορούν να κάνουν τα ίχνη ελέγχου:

  • Προφυλάξτε από την απάτη
  • Βεβαιωθείτε ότι οι εταιρικοί λογαριασμοί είναι όσο το δυνατόν ακριβείς
  • Παρέχετε πληροφορίες για την υγεία της εταιρείας σας.

Ένα πράγμα που θα πρέπει να παρακολουθείτε είναι η νομοθεσία για τη μισθοδοσία, καθώς τα πράγματα μπορούν να αλλάζουν τακτικά.

Πώς όμως το συμβαδίζεις;

Η παρακολούθηση σεμιναρίων μισθοδοσίας, η παρακολούθηση διαδικτυακών σεμιναρίων και η μετάβαση σε συνέδρια του κλάδου μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τις γνώσεις σας.

Θα βρείτε ότι προσφέρουν συμβουλές για διάφορα θέματα, όπως νομοθετικές αλλαγές και νέες διαδικασίες μισθοδοσίας.

Εσείς και η ομάδα μισθοδοσίας σας θα μάθετε για τις τελευταίες κανονιστικές αλλαγές, τις τάσεις του κλάδου, την καινοτομία σχετικά με τη μισθοδοσία και περισσότερα θέματα που θα έχουν αντίκτυπο στην επεξεργασία μισθοδοσίας.

Οι ειδικοί στον τομέα τους θα είναι διαθέσιμοι σε σεμινάρια, συνέδρια και διαδικτυακά σεμινάρια για να σας παρέχουν τις πολύτιμες πληροφορίες που χρειάζεστε.

Ο πάροχος λογισμικού μισθοδοσίας μπορεί επίσης να προσφέρει συμβουλές και ενημερώσεις, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τη νομοθεσία. Και το HMRC θα έχει νέα και για τη νομοθεσία μισθοδοσίας.

Η επιχείρησή σας λειτουργεί σε πολλές χώρες; Εάν ναι, θα πρέπει να αντιμετωπίσετε την πολυπλοκότητα της διεθνούς μισθοδοσίας.

Όσον αφορά τους μισθούς, τις κρατήσεις, τα εμβάσματα και τις αναφορές, κάθε χώρα έχει τους δικούς της κανόνες και κανονισμούς. Θα χρειαστεί να ενημερώνεστε μαζί τους.

Εν τω μεταξύ, περισσότερες χώρες προχωρούν σε αρχειοθέτηση σε πραγματικό χρόνο και ηλεκτρονικές καταθέσεις. Η ενασχόληση με διαφορετικά νομίσματα, τελωνεία και ζώνες ώρας θα καταστήσει αυτή τη διαδικασία μεγαλύτερη πρόκληση.

Η καλή κατανόηση της διεθνούς νομοθεσίας θα διευκολύνει τα πράγματα.

Διαβάστε περισσότερα για τη μισθοδοσία


Χρειάζεστε βοήθεια σχετικά με τη συμμόρφωση με τη μισθοδοσία και τη νομοθεσία; Κάνε μια συνομιλία με έναν ειδικό.

Εάν χρησιμοποιείτε λογιστή (ανακαλύψτε πώς να επιλέξετε έναν λογιστή για την επιχείρησή σας), θα έχει καλή γνώση της συμμόρφωσης με τη μισθοδοσία και μπορεί να σας βοηθήσει με κανονισμούς, σημαντικές αλλαγές και ενημερώσεις.

Επιπλέον, μπορούν να σας βοηθήσουν να διατηρείτε ενημερωμένα αρχεία, να υποβάλετε τις δηλώσεις σας και να αποδώσετε φόρους.

Και αν χρειάζεστε υποστήριξη σχετικά με ζητήματα μισθοδοσίας ή για την εύρεση λύσεων για αποκλίσεις στα αρχεία, μπορούν να σας την παράσχουν.

Ένα πράγμα που μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας είναι να παρακολουθείτε τα παράπονα και να ζητάτε σχόλια από τους υπαλλήλους σας σχετικά με το πώς μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες.

Αυτό μετράει και για τις διαδικασίες μισθοδοσίας σας.

Μόλις εντοπιστεί ένα πρόβλημα, εσείς και η ομάδα μισθοδοσίας σας μπορείτε να αναλύσετε τις ροές εργασιών για να εντοπίσετε πού εισχωρούν σφάλματα.

Εάν οι υπάλληλοί σας αισθάνονται ότι μπορούν να εκφράσουν άνετα τυχόν ανησυχίες, οι διευθυντές μπορούν να ενημερωθούν πριν τα προβλήματα ξεφύγουν από τον έλεγχο.

Διαβεβαιώνοντας το προσωπικό σας ότι έχετε κατά νου τα καλύτερα συμφέροντά του, θα βοηθήσετε στη διατήρηση ενός αφοσιωμένου και χαρούμενου εργατικού δυναμικού.

Η ομάδα μισθοδοσίας σας δεν πρέπει να κυνηγήσει και να προσθέσει κάθε κομμάτι δεδομένων σχετικά με την εργασιακή ζωή των υπαλλήλων σας στα συστήματα.

Το κυνήγι των φύλλων χρόνου και των εντύπων εξόδων απαιτεί πολύ χρόνο (δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακά φύλλα χρόνου) – χρόνος που θα μπορούσε να δαπανηθεί καλύτερα για να κάνετε πιο πολύτιμες εργασίες.

Μεταβαίνοντας σε ένα μοντέλο αυτοεξυπηρέτησης, θα δώσετε στους υπαλλήλους σας μεγαλύτερη ευθύνη. Διευκολύνει τον έλεγχο και την έγκριση των αιτημάτων τους καθώς εισέρχονται.

Επίσης, φέρει την ευθύνη στο προσωπικό σας να υποβάλει τα προσωπικά του στοιχεία.

Εάν κάνετε καθυστερημένες υποβολές, η επιχείρησή σας κινδυνεύει να τιμωρηθεί.

Η μισθοδοσία μπορεί να είναι πολύ περίπλοκη και έχετε πολλά ζητήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη, όπως:

  • Φορολογικές προθεσμίες
  • Αλλαγή ημερών πληρωμής
  • Τριμηνιαία αναφορά.

Επομένως, βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσετε τις εργασίες.

Για να σας βοηθήσουμε να παραμένετε στην κορυφή των πραγμάτων, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα ετήσιο ημερολόγιο. Θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις σημαντικές ημερομηνίες που πρέπει να παρακολουθείτε, καλύπτοντας την υποβολή των φύλλων χρόνου και των τιμολογίων και πότε πρέπει να γίνουν οι πληρωμές.

Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι βασικές εργασίες δεν θα χαθούν.

Το ημερολόγιο θα σας επιτρέψει επίσης να ενημερώνετε τους υπαλλήλους για το πότε θα πληρωθούν. Και θα βοηθήσει την ομάδα σας να παραμείνει στην κορυφή των εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν, ώστε η μισθοδοσία να λειτουργεί ομαλά.

Ένα έργο που πρέπει να καλύψετε είναι το τέλος του έτους μισθοδοσίας.

Αυτή είναι η διαδικασία που περιλαμβάνει τη διασφάλιση της υποβολής των τελικών εκθέσεων σας στο HMRC έως τις 19 Απριλίου. Και οι υπάλληλοί σας πρέπει να έχουν πρόσβαση στα P60 τους έως τις 31 Μαΐου.

Υπάρχουν περισσότερα βήματα που πρέπει να καλύψετε για να κλείσετε το παλιό έτος μισθοδοσίας και να ξεκινήσετε το νέο.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα για τη διαδικασία; Διαβάστε το άρθρο της λίστας ελέγχου μισθοδοσίας στο τέλος του έτους.

Η μισθοδοσία μπορεί να είναι περίπλοκη, αλλά η διατήρηση της νομοθεσίας είναι σημαντική. Όπως έχετε δει, υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να κάνετε για να παραμείνετε συμμορφωμένοι.

Λαμβάνοντας υποστήριξη όπου τη χρειάζεστε από λογιστές και άλλους ειδικούς μισθοδοσίας, χρησιμοποιώντας καλό λογισμικό μισθοδοσίας και ενημερώνοντας τις αλλαγές στη νομοθεσία μέσω εκπαίδευσης, διαδικτυακών σεμιναρίων και σεμιναρίων, θα δώσετε στον εαυτό σας την καλύτερη ευκαιρία να παραμείνετε συμβατοί με τη μισθοδοσία σας.

Σημείωση του συντάκτη: Αυτό το άρθρο δημοσιεύθηκε για πρώτη φορά τον Αύγουστο του 2019 και έχει ενημερωθεί για συνάφεια.

Ο απόλυτος οδηγός συμμόρφωσης με τη μισθοδοσία

Αντιμετωπίζετε την πρόκληση να συμβαδίσετε με τη συμμόρφωση με τη μισθοδοσία; Διαβάστε αυτόν τον οδηγό για βασικές συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται με τη σχετική νομοθεσία μισθοδοσίας.

Αποκτήστε τον δωρεάν οδηγό σας

11.055 αναγνώστες έχουν κατεβάσει αυτόν τον οδηγό

Αποκτήστε τον απόλυτο οδηγό για τη νομοθεσία μισθοδοσίας