8 συμβουλές μισθοδοσίας στο τέλος του έτους από τους μάγους της μικρής επιχείρησής σας

8 συμβουλές μισθοδοσίας στο τέλος του έτους από τους μάγους της μικρής επιχείρησής σας

Oktober 4, 2022 0 Von admin

Το τέλος του έτους μισθοδοσίας είναι προ των πυλών – η 19η Απριλίου 2022 πλησιάζει γρήγορα.

Αλλά μην πανικοβάλλεστε. Υπάρχει ακόμη χρόνος για να τα βάλουμε όλα σε τάξη.

Ρωτήσαμε ειδικούς Πέρι Τιμς, ο ιδρυτής και Chief Energy Officer του People and Transformational HR, καθώς και προπονητής και μέντορας ανάπτυξης μικρών επιχειρήσεων Σάιμον Μπάρι να μοιραστούν τις συμβουλές και τα κόλπα τους για να περάσετε ομαλά το τέλος του έτους μισθοδοσίας.

Από τη δημιουργία ενός πρακτικού ημερολογίου με σημαντικές ημερομηνίες ή τον καλύτερο τρόπο προγραμματισμού για την περίοδο, υπάρχουν πολλά που μπορείτε να κάνετε για να διαχειριστείτε αυτήν την πολυάσχολη εποχή του χρόνου.

Να τι καλύπτουν:

1. Γνωρίστε τις ημερομηνίες λήξης του έτους μισθοδοσίας σας

Υπάρχουν σημαντικές ημερομηνίες που πρέπει να θυμάστε όταν πρόκειται για το τέλος του έτους μισθοδοσίας, οπότε βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιες είναι και γιατί αξίζει να θυμάστε.

Εδώ είναι μερικά από τα πιο σημαντικά:

  • 5 Απριλίου: Η τελευταία ημέρα του φορολογικού έτους.
  • 6 Απριλίου: Η πρώτη ημέρα του νέου φορολογικού έτους. Πρέπει να έχετε σε ισχύ όλους τους νέους φορολογικούς κωδικούς.
  • 19 Απριλίου: Η πιο πρόσφατη ημερομηνία που θα πρέπει να υποβάλετε τις τελικές εκθέσεις σας στο HMRC για το φορολογικό έτος 2021/22.
  • 31 Μαΐου: Πρέπει να έχετε παράσχει στους υπαλλήλους P60 το αργότερο μέχρι αυτή την ημερομηνία.
  • 6 Ιουλίου: Η ημερομηνία που πρέπει να έχετε αναφέρει τα έξοδα και τα οφέλη χρησιμοποιώντας λογισμικό μισθοδοσίας.
  • 22 Ιουλίου: Πρέπει να έχετε πληρώσει τις εισφορές σας στην Εθνική Ασφαλιστική κατηγορία 1Α μέχρι αυτή την ημερομηνία.

2. Γίνετε κύριος των δεδομένων μισθοδοσίας σας

Είναι σημαντικό να υπολογίσετε ποια δεδομένα χρειάζεστε για να επεξεργαστείτε σωστά τη μισθοδοσία στο τέλος του έτους.

Εάν οι εργαζόμενοι έχουν εγκαταλείψει την επιχείρησή σας κατά τη διάρκεια του περασμένου έτους ή έχετε προσλάβει νέους αρχάριους, τώρα είναι η ώρα να ελέγξετε ότι τους έχετε επεξεργαστεί. Αυτό μπορεί να σημαίνει να μιλάτε με τους διευθυντές και να βεβαιωθείτε ότι έχετε τακτικές συνομιλίες.

Το τέλος του έτους μισθοδοσίας είναι μια τελευταία σάρωση για να βεβαιωθείτε ότι έχετε καλύψει τα πάντα. Εάν έχετε πειθαρχήσει και φροντίσει τα αρχεία σας, όλα πρέπει να είναι εντάξει.

Οι ερωτήσεις που μπορεί να χρειαστεί να απαντήσετε για το τέλος του έτους μισθοδοσίας περιλαμβάνουν:

  • Έχετε πρώην υπαλλήλους;
  • Όλες οι εκπτώσεις επεξεργάζονται έγκαιρα;
  • Περιλαμβάνονται και υπολογίζονται όλες οι παροχές εκτός μισθοδοσίας;

Το τέλος του έτους μισθοδοσίας είναι η ιδανική στιγμή για να διευκρινίσετε τα δεδομένα σας. Εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα, η σαφής εικόνα των δεδομένων μισθοδοσίας σας μπορεί να είναι ενοχλητική και είναι εύκολο να κάνετε λάθη.

Μείνετε στις μύτες των ποδιών σας. Το λογισμικό διαχείρισης μισθοδοσίας παλαιού τύπου μπορεί να μην είναι αρκετά εξελιγμένο για να προετοιμάσει και να αποθηκεύσει τα ψηφιακά σας αρχεία.

Το εγκεκριμένο από το HMRC λογισμικό μισθοδοσίας θα πρέπει να κάνει όλους τους σωστούς υπολογισμούς και να διατηρεί ακριβή αρχεία, ώστε να συμμορφώνεστε.

3. Ενεργοποιήστε τα FPS και EPS σας

Στέλνετε την Πλήρη Υποβολή Πληρωμής (FPS) και την Περίληψη Πληρωμών Εργοδότη (EPS) στο HMRC ως μέρος της μισθοδοσίας σας καθ‘ όλη τη διάρκεια του έτους.

Η αποστολή των τελευταίων FPS και EPS είναι κρίσιμα βήματα στη διαδικασία λήξης του έτους μισθοδοσίας, καθώς είναι οι τελευταίες πληροφορίες που θα στείλετε στο HMRC πριν από την αρχή του επόμενου φορολογικού έτους.

Μόλις στείλετε τα τελευταία σας FPS και EPS στο HMRC, είναι δύσκολο να τα αλλάξετε, επομένως αξίζει να βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβή την πρώτη φορά.

Υπάρχει μια διαδικασία για να μιλήσετε στο HMRC για οτιδήποτε δεν είναι σωστό, αλλά είναι ένα διαχειριστικό βάρος που μπορείτε να το κάνετε χωρίς.

Ένας άγραφος κανόνας μεταξύ των μάγων μισθοδοσίας είναι ότι θα κάνετε ό,τι μπορείτε για να αποφύγετε να χρειαστεί να αλλάξετε οτιδήποτε μετά το τέλος του φορολογικού έτους.

4. Κοιτάξτε την κρυστάλλινη σφαίρα μισθοδοσίας

Όταν ο κορωνοϊός έπληξε το Ηνωμένο Βασίλειο, η κυβέρνηση υπέβαλε πολλές ενημερώσεις και επαναλήψεις του Προγράμματος Διατήρησης Θέσεων Εργασίας Coronavirus.

Το προσωπικό μισθοδοσίας έπρεπε να αποκρυπτογραφήσει αυτές τις αλλαγές και να εφαρμόσει τους νέους κανόνες.

Με τη μισθοδοσία, είναι χρήσιμο να προσβλέπετε στις επερχόμενες αλλαγές (όπου είναι δυνατόν). Θα βοηθούσε να βεβαιωθείτε ότι τυχόν νέοι φορολογικοί κωδικοί ή πρόσθετοι υπολογισμοί μπόνους είναι έτοιμοι να τεθούν σε εφαρμογή.

Το εγκεκριμένο από το HMRC λογισμικό μισθοδοσίας θα πρέπει να μπορεί να ενημερώνεται μόνο του για αλλαγές, αλλά εξακολουθεί να αξίζει η ομάδα μισθοδοσίας σας να κατανοήσει τη σχετική νομοθεσία και γιατί έχει σημασία.

Για να προστατεύσετε την εταιρεία σας από δαπανηρά πρόστιμα και ακόμη και νομικές ενέργειες, πρέπει να μένετε ενημερωμένοι σχετικά με τους νόμους για την απασχόληση, τους κανόνες αναφοράς και την αλλαγή ζητημάτων συμμόρφωσης με το εργατικό δυναμικό.

Η νομοθεσία για τη μισθοδοσία αλλάζει συνεχώς.

Μείνετε ενημερωμένοι για τις αλλαγές στον ιστότοπο της κυβέρνησης.

Τα σεμινάρια μισθοδοσίας και τα συνέδρια του κλάδου προσφέρουν εξαιρετικές ευκαιρίες για να αναπτύξετε και τις γνώσεις σας.

5. Κλειδώστε και φορτώστε τους ανθρώπους της μισθοδοσίας σας

Εκτός από το λογισμικό μισθοδοσίας που βασίζεται σε cloud, βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό προσωπικό για να διαχειριστείτε τις προκλήσεις του τέλους του έτους μισθοδοσίας.

Πόσο χρόνο αφιερώνουν οι άνθρωποι της μισθοδοσίας σας σε επαναλαμβανόμενες, μη αυτόματες εργασίες;

Πώς έχετε κατανείμει τη ροή εργασίας;

Υπάρχει κάποια νέα και πιθανή εργασία που μπορεί να επηρεάσει την επεξεργασία της μισθοδοσίας σας;

Η μισθοδοσία θα μπορούσε να είναι η μεγαλύτερη δαπάνη που έχετε και οι άνθρωποι της μισθοδοσίας σας μπορεί να χρειαστεί να συνεργαστούν με ομάδες σε όλη την επιχείρηση καθ ‚όλη τη διάρκεια του έτους.

Το να έχετε αρκετούς ειδικευμένους μάγους μισθοδοσίας στην ομάδα σας μπορεί επίσης να σας δώσει πολύτιμες πληροφορίες, ειδικά όσον αφορά τους κανονισμούς που αφορούν τομείς όπως η αμοιβή λόγω φύλου.

6. Μείνετε συνδεδεμένοι με ανθρώπους και τάσεις

Οι έρευνες δέσμευσης και τα δεδομένα αγοράς μπορούν να σας βοηθήσουν να σας δώσουν μια ιδέα για το τι εκτιμούν οι άνθρωποι σας και τι συμπεριλαμβάνετε στους υπολογισμούς των αμοιβών σας για το επόμενο έτος.

Για παράδειγμα: υπάρχει νέα καθοδήγηση για το Εθνικό Μισθό Διαβίωσης ή υπάρχουν αυξανόμενες τάσεις στα επιδόματα που υπερβαίνουν τις αμοιβές;

Πρέπει να παρακολουθείτε τα παράπονα και να ζητάτε ενεργά σχόλια από τους υπαλλήλους σας σχετικά με το πώς μπορείτε να κάνετε τα πράγματα καλύτερα.

Οι υπάλληλοί σας θα πρέπει να κατανοήσουν τις ευθύνες συμμόρφωσής τους, όπως η τήρηση της πολιτικής εξόδων σας ή η τήρηση ακριβών αρχείων υπερωριών.

7. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τις σωστές πληροφορίες μισθοδοσίας

Βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεστε για τους ανθρώπους σας, διορθώστε τυχόν λάθη και κάντε αλλαγές εάν χρειάζεται. Είναι δική σας ευθύνη να διατηρείτε με ακρίβεια τα αρχεία των εργαζομένων.

Για παράδειγμα, είναι στον σωστό φορολογικό κώδικα; Έχουν υπολογιστεί τα μπόνους τους;

Τα προσωπικά στοιχεία που επηρεάζουν τη μισθοδοσία μπορούν να αλλάζουν τακτικά.

Αλλά κάθε αλλαγή, από την πληρωμή στην προαγωγή και από τα προγράμματα συνταξιοδότησης έως την άδεια μητρότητας, πρέπει να υποβάλλεται σε επεξεργασία με ακρίβεια και να λειτουργεί σαν ρολόι.

Μπορεί να είναι μια τεράστια βοήθεια να αποθηκεύονται οι σωστές πληροφορίες ψηφιακά, ώστε να μην χρειάζεται να ρωτήσετε το προσωπικό την τελευταία στιγμή.

8. Χρησιμοποιήστε λογισμικό μισθοδοσίας που λειτουργεί με HMRC

Χρησιμοποιήστε λογισμικό μισθοδοσίας που βασίζεται σε cloud που σας επιτρέπει να υποβάλετε ό,τι χρειάζεστε για το τέλος του έτους μισθοδοσίας με τη μεγαλύτερη πρακτικότητα και την υψηλότερη αποτελεσματικότητα, κάνοντας τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.

Εάν θέλετε να επιταχύνετε τα πράγματα, δώστε στους υπαλλήλους περισσότερες ευθύνες προχωρώντας προς την αυτοεξυπηρέτηση στην τεχνολογία μισθοδοσίας σας.

Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο τον έλεγχο και την έγκριση των αιτημάτων των εργαζομένων καθώς εισέρχονται και αναθέτει την ευθύνη στα άτομα να υποβάλουν τα προσωπικά τους στοιχεία.